Erstellung und Aufbewahrung der Berechtigungsnachweise
Die von uns erstellten Bedürftigkeitsnachweisformulare dienen hauptsächlich als Nachweis für unsere gemeinnützige Arbeit gegenüber dem Finanzamt.
Sie dienen aber auch der Erfassung statistischer Daten und liefern bspw. Informationen darüber, wie viele Geräte von welchen Gerätetypen an welchen Standorten zu welchen Zeitpunkten herausgegeben wurden.
Erstellung
Vorlagen
In unserer Cloud befinden sich zwei Textdokumentvorlagen im OpenDocument-Textformat (JJJJ-MM-TT - #00000 (Bedürftigkeitsnachweisvorlage).ott und JJJJ-MM-TT - #00000 (Bedürftigkeitsnachweisvorlage für Ukraine-Hilfe).ott). Aus diesen werden Bedürftigkeitsnachweisformulare erstellt, in die die Bedürftigkeitsnachweise oder Freistellungsbescheide der Spendenempfänger*innen sowie einige weitere zusätzliche Metadaten eingebettet sind. Die Vorlagen befinden sich zudem gemeinsam mit den Bedürftigkeitsnachweisformularen ebenfalls in den Cryptomator-Tresoren der verschiedenen Standorte.
In der Cloud befinden sich übrigens einige Beispielnachweise, so dass sich v. a. neue Mitglieder ein Bild davon machen können, wie gültige Nachweise aussehen können.
Format
Die Datei JJJJ-MM-TT - #1138 (Beispiel im PDF-A-Format).pdf, die ebenfalls in dem Ordner abgelegt ist, in denen sich die Vorlagen befinden, zeigt beispielhaft, wie das endgültige Bedürftigkeitsnachweisformular aussehen muss. Darin werden die folgenden Informationen abgelegt:
- Ticket-Nummer
- Name des/der Empfänger*in oder der gemeinnützigen Organisation
- Übergabedatum (im Falle des Versands soll hier das Datum angegeben werden, an dem das Paket versandfertig gemacht wurde)
- Seriennummern der übergebenen Geräte aufgeschlüsselt nach dem Gerätetyp
- Notizen (optional)
- Foto bzw. Scan des Bedürftigkeitsnachweises oder Freistellungsbescheids
Das Dokument sollte im PDF/A-Format (ISO 19005) gespeichert werden, welches z. B. problemlos mit LibreOffice Writer erzeugt werden kann.
Beim Export muss darauf geachtet werden, dass kein PDF-Formular erzeugt wird. Bei LibreOffice Writer sollte man daher in den PDF-Optionen (zu erreichen über Datei > Exportieren als > Als PDF exportiere...) prüfen, dass dort bei PDF-Formular erzeugen kein Häkchen gesetzt ist.
Zudem muss der Dateiname JJJJ-MM-TT - #XXXXX.pdf lauten und mit dem Übergabedatum identisch sein. Dabei steht JJJJ für das Jahr, MM für den Monat, TT für den Tag und #XXXXX für die Ticketnummer.
Erweitertes Formular für die Ukraine-Hilfe
Im Rahmen der Ukraine-Hilfe haben wir das Bedürftigkeitsnachweisformular etwas modifiziert und ins Ukrainische übersetzt. Weitere Infos dazu finden sich in unserem Artikel zur Weitergabe von Sachspenden.
Aufbewahrung
Die von uns erzeugten Bedürftigkeitsnachweisformulare werden direkt verschlüsselt in der Cloud abgelegt. Für die Verschlüsselung wird hierbei das Open Source-Programm Cryptomator verwendet, welches für GNU/Linux, Windows, macOS, Android und iOS verfügbar ist. Jeder Standort besitzt unter /Standorte/\[NAME\]/Berdürftigkeitsnachweise seinen eigenen sogenannten Tresor (die zugehörige Passphrase erhält man direkt vom Vorstandsteam). Dieser kann mit Cryptomator geöffnet werden und verhält sich danach wie ein herkömmliches Laufwerk, in dem die Dateien abgespeichert werden.
Anschließend müssen alle personenbezogenen Daten, die für die Erstellung der Bedürftigkeitsnachweisformulare verwendet wurden, auf allen mobilen Datenträgern (z. B. Smartphone, SD-Karte etc.) und lokalen Datenträgern (z. B. Festplatte) unverzüglich gelöscht werden.