Teilnahme an Veranstaltungen Dritter

Wenn ihr für den Verein bei Veranstaltungen von Dritten auftretet, stimmt das bitte spätestens 14 Tage vorher mit dem Vorstand ab – entweder in einer Vorstandssitzung oder per E-Mail an den Vorstand.

Eine rechtzeitige Ankündigung der Teilnahme beim Vorstand spätestens 14 Tage vorab ist aus mehreren Gründen wichtig:

1. Vereinshaftpflicht: Wir müssen eigene Veranstaltungen und die Teilnahme an Drittveranstaltungen 10 Tage vorab der Haftpflichtversicherung melden, damit ihr garantiert versichert seid. Im Zweifel zahlt sonst die Vereinshaftpflicht nicht und die Privathaftpflicht auch nicht – weil ja Vereinstätigkeit. Wir wollen nicht, dass ihr für Schäden im schlimmsten Fall selbst haften müsstet!
2. Verantwortung des Vorstands: Wenn es im Rahmen von Veranstaltungen um Rechnungen und Bestellungen geht, sind das Geschäfte, für die nur der geschäftsführende Vorstand verantwortlich und vertretungsberechtigt ist. Daher muss der Vorstand zumindest vorab informiert sein und ggf. rechtzeitig vorab Beschlüsse fassen.
3. Honorar und Rechnung: Auch wenn wir Honorar für die Teilnahme erhalten sollten: Für jedes Geschäft benötigt es vorab eine vertragliche Grundlage oder „Bestellung“, mindestens aber vorab eine E-Mail in der steht, dass es für das Honorar einer Rechnung über XX EUR bedarf.
4. Reisekostenerstattung: Reisekosten können nur nach einem Beschluss des Vorstands erstattet werden und wenn wir ausreichend finanzielle Mittel dafür einplanen können. Je früher der Vorstand informiert wird, desto einfacher ist die Planung.