Planung von eigenen Veranstaltungen

Die Informationen auf dieser Seite sollen uns bei der Veranstaltungsplanung helfen, in dem nichts Wichtiges vergessen oder übersehen wird.

Basisinformationen

Was?

• Themen rechtzeitig bestimmen
• Zielgruppe(n) bestimmen

Wann?

• Wochentag und komplettes Datum (z. B. Samstag, 11. März 2017)
• Uhrzeit (z. B. von 14 bis 18 Uhr)
• Etwaige Auf- und Abbauzeiten berücksichtigen

Wo?

• Name des Ortes (z. B. Café im Roten Haus)
• Komplette Adresse (z. B. Emmendinger Straße 3, 79183 Waldkirch)
• Ist der Veranstaltungsort barrierefrei (unbedingt zu empfehlen) oder nicht?

Wer?

• Liste der Vereinsmitglieder, die vor Ort sein werden
• Sollen externe Referent*innen eingeladen werden?

Vor der Veranstaltung

• Wie lange vorher sollte die Reservierung durchgefüht werden?
• Gibt es eine Schlüsselübergabe?
• Muss eine Kaution hinterlegt werden?
• Spätestens 10 Tage vor der Veranstaltung muss der Verein Deusches Ehrenamt e. V. wegen der Veranstaltungshaftpflichtversicherung benachrichtig werden. Am besten in diesem Fall an den Vorstand wenden.

Ressourcen am Veranstaltungsort

Technik

Welche technischen Geräte werden benötigt?

• Computer, z. B. zur Anzeige von Präsentationsfolien
• Beamer mit Leinwand
• Laserpointer
• Fotoapparat, um Bilder für die Presse und die Website schießen zu können
• Verlängerungsstromkabel und/oder Mehrfachsteckdosen

Info- und Werbematerial

Welches Info- und Werbematerial soll ausgelegt werden und ist genügend davon vorhanden?

• Faltblätter/Flyer inkl. Displayständer
• Aufkleber
• Anstecknadeln
• Computertruhe-Schilder/-Banner
• Infoblätter zu speziellen Themen
• Mitgliedsanträge
• Pressemappen/-zettel mit Basisinformationen zur Computertruhe vorrätig haben

Sonstige Materialien

• Schilder/Wegweiser aufhängen, damit die Veranstaltungsraum leichter gefunden werden kann
• Infotisch für die Computertruhe und evtl. weitere Infotische für zusätzlich teilnehmende/anwesende Organisationen
• Spendenkasse
• Befestigungsmaterialien, wie z. B. Klebebänder oder Kabelbinder
• Schneidwerkzeuge, wie z. B. Schere oder Abbrechklingenmesser
• Kleine Geschenke für externe Referent*innen

Speisen und Getränke

Sollen Speisen und Getränke angeboten werden?

• Rundmail an Mitglieder für Speisenspenden
• Getränke vorbestellen
• Einkäufe planen und tätigen

Zeitplan

Zeitplan für Veranstaltungsplanung

• Terminfindung intern
  • Gibt es größere Konkurrenzveranstaltungen?
  • Wann haben externe Referent*innen Zeit?
  • Terminfindungstool nutzen, z. B. Nuudel

• Auswahl und Reservierung der Lokation (z. T. mindestens acht Wochen vorab sinnvoll)
• Betreuung externe Referent*innen
  • Kontaktdaten austauschen, ggf. Ansprechpartner*in festlegen
  • Rahmenbedingungen der Veranstaltung (Ort, Zeit, technische Gegebenheiten vor Ort etc.) frühzeitig mitteilen
  • Inhalte für Vortrag/Workshop abstecken
  • Titel und Kurzbeschreibung für den Vortrag anfordern/festlegen
  • Falls vorhanden, Logo des Vereins/der Initiative in druckfähigem Format anfordern
• Gestaltung von Werbemitteln
• Verteilung/Auslegen der Werbemittel
• Rechtzeitiger Versand der Pressemitteilung

Zeitplan für Veranstaltungstag

• Aufbau
• Puffer für Menschen, die zu spät kommen, einplanen
• Begrüßung inkl. Bekanntgabe organisatorischer Details (WCs, Speisen und Getränke, Fotos, Spenden etc.)
• Pausen nicht vergessen
• Keine allzu langen Vorträge zulassen
• Abbau inkl. aufräumen und reinigen des Veranstaltungsortes

Werbung

• Flyer, Faltblätter, Aushänge, Plakate gestalten
• Planung der Verteilung des Werbematerials (Wer verteilt was, wann, wo?)
• Pressemitteilung erstellen und der lokalen Presse zukommen lassen (Redaktionsschluss berücksichtigen!)
• Blog-Artikel auf der Website veröffentlichen (kann identisch mit der Pressemitteilung sein)
• Blog-Artikel in den Social Media-Netzwerken verteilen
• Teilnehmende Gruppen, Vereine und sonstige Multiplikatoren anschreiben

Verpflegung

• Tee, Wasserkocher
• Kaffee, Kaffeemaschine, Kaffeefilter
• Zucker, Milch
• Kalte Getränke (Mineralwasser, Saftschorlen)
• Servietten, Küchenrolle
• Müllbeutel
• Spülmittel, Spüllappen, Geschirrtücher
• Gebäck (süß und/oder herzhaft)
• Schildchen für die Speisen (wenn möglich auf vegane und vegetarisch lebende Personen Rücksicht nehmen)

Nach der Veranstaltung

• Zeitnah eine Pressemitteilung erstellen und versenden
• Fotos von der Veranstaltung in die Cloud packen
• Diese ggf. auch im bereits bestehenden oder einem neuen Blog-Artikel veröffentlichen
• Schlüsselübergabe
• Kaution zurückfordern