Die Informationen auf dieser Seite sollen uns bei der Veranstaltungsplanung helfen, in dem nichts Wichtiges vergessen oder übersehen wird.

• Themen rechtzeitig bestimmen
• Zielgruppe(n) bestimmen

• Wochentag und komplettes Datum (z. B. Samstag, 11. März 2017)
• Uhrzeit (z. B. von 14 bis 18 Uhr)
• Etwaige Auf- und Abbauzeiten berücksichtigen

• Name des Ortes (z. B. Café im Roten Haus)
• Komplette Adresse (z. B. Emmendinger Straße 3, 79183 Waldkirch)
• Ist der Veranstaltungsort barrierefrei (unbedingt zu empfehlen) oder nicht?

• Liste der Vereinsmitglieder, die vor Ort sein werden
• Sollen externe Referent*innen eingeladen werden?

• Wie lange vorher sollte die Reservierung durchgeführt werden?
• Gibt es eine Schlüsselübergabe?
• Muss eine Kaution hinterlegt werden?
• Muss die Veranstaltung bei der Haftpflichtversicherung der Computertruhe angemeldet werden? Kriterien hierzu prüfen und ggf. das Vorstandsteam rechtzeitig kontaktieren.

Welche technischen Geräte werden benötigt?

• Computer, z. B. zur Anzeige von Präsentationsfolien
• Beamer mit Leinwand
• Laserpointer
• Fotoapparat, um Bilder für die Presse und die Website schießen zu können
• Verlängerungsstromkabel und/oder Mehrfachsteckdosen

Welches Info- und Werbematerial soll ausgelegt werden und ist genügend davon vorhanden?

• Faltblätter/Flyer inkl. Displayständer
• Aufkleber
• Anstecknadeln
• Computertruhe-Schilder/-Banner
• Infoblätter zu speziellen Themen
• Mitgliedsanträge
• Pressemappen/-zettel mit Basisinformationen zur Computertruhe vorrätig haben

• Schilder/Wegweiser aufhängen, damit die Veranstaltungsraum leichter gefunden werden kann
• Infotisch für die Computertruhe und evtl. weitere Infotische für zusätzlich teilnehmende/anwesende Organisationen
• Spendenkasse
• Befestigungsmaterialien, wie z. B. Klebebänder oder Kabelbinder
• Schneidwerkzeuge, wie z. B. Schere oder Abbrechklingenmesser
• Kleine Geschenke für externe Referent*innen

Sollen Speisen und Getränke angeboten werden?

• Rundmail an Mitglieder für Speisenspenden
• Getränke vorbestellen
• Einkäufe planen und tätigen

• Terminfindung intern
  • Gibt es größere Konkurrenzveranstaltungen?
  • Wann haben externe Referent*innen Zeit?
  • Terminfindungstool nutzen, z. B. Nuudel

• Auswahl und Reservierung der Lokation (z. T. mindestens acht Wochen vorab sinnvoll)
• Betreuung externe Referent*innen
  • Kontaktdaten austauschen, ggf. Ansprechpartner*in festlegen
  • Rahmenbedingungen der Veranstaltung (Ort, Zeit, technische Gegebenheiten vor Ort etc.) frühzeitig mitteilen
  • Inhalte für Vortrag/Workshop abstecken
  • Titel und Kurzbeschreibung für den Vortrag anfordern/festlegen
  • Falls vorhanden, Logo des Vereins/der Initiative in druckfähigem Format anfordern
• Gestaltung von Werbemitteln
• Verteilung/Auslegen der Werbemittel
• Rechtzeitiger Versand der Pressemitteilung

• Aufbau
• Puffer für Menschen, die zu spät kommen, einplanen
• Begrüßung inkl. Bekanntgabe organisatorischer Details (WCs, Speisen und Getränke, Fotos, Spenden etc.)
• Pausen nicht vergessen
• Keine allzu langen Vorträge zulassen
• Abbau inkl. aufräumen und reinigen des Veranstaltungsortes

• Flyer, Faltblätter, Aushänge, Plakate gestalten
• Planung der Verteilung des Werbematerials (Wer verteilt was, wann, wo?)
• Pressemitteilung erstellen und der lokalen Presse zukommen lassen (Redaktionsschluss berücksichtigen!)
• Blog-Artikel auf der Website veröffentlichen (kann identisch mit der Pressemitteilung sein)
• Blog-Artikel in den Social Media-Netzwerken verteilen
• Teilnehmende Gruppen, Vereine und sonstige Multiplikatoren anschreiben

• Tee, Wasserkocher
• Kaffee, Kaffeemaschine, Kaffeefilter
• Zucker, Milch
• Kalte Getränke (Mineralwasser, Saftschorlen)
• Servietten, Küchenrolle
• Müllbeutel
• Spülmittel, Spüllappen, Geschirrtücher
• Gebäck (süß und/oder herzhaft)
• Schildchen für die Speisen (wenn möglich auf vegane und vegetarisch lebende Personen Rücksicht nehmen)

• Zeitnah eine Pressemitteilung erstellen und versenden
• Fotos von der Veranstaltung in die Cloud packen
• Diese ggf. auch im bereits bestehenden oder einem neuen Blog-Artikel veröffentlichen
• Schlüsselübergabe
• Kaution zurückfordern