Kostenübernahmen

Warum werden Kosten übernommen?

Unsere aktiven Mitglieder spenden der Computertruhe v. a. ihre kostbare Zeit. Sie sollen nicht auch noch zusätzlich Geld für Werkzeuge, Reinigungsmittel, Ersatzteile oder Fahrten ausgeben müssen.

Welche Voraussetzungen gelten für eine Kostenübernahme?

Der Verein übernimmt die Kosten für Ausgaben, sofern

diese durch den Satzungszweck abgedeckt sind,
der Verein über genügend Geldmittel verfügt,
zuvor ein Antrag an den Vorstand gestellt wurde und
der Vorstand keinerlei sonstige Einwände gegen die Ausgaben hat.

Wer kann Anträge auf Kostenübernahmen einreichen?

Alle aktiven Vereinsmitglieder dürfen Anträge an den Vorstand stellen.

Welche Kosten werden übernommen?

Arbeitsmittel

Im Artikel Arbeitsmittel für aktive Mitglieder befindet sich eine Liste an Dingen, die der Verein seinen aktiven Mitgliedern kostenlos zur Verfügung stellt. Darunter befinden sich u. a. Werkzeuge und Reinigungsmittel.

Informations- und Werbematerial

Benötigen einzelne Mitglieder oder komplette Standorte Informationsbroschüren, Visitenkarten, Werbeaufkleber, Roll-Ups etc. werden auch diese vom Verein gestellt.

In aller Regel kümmert sich der Vorstand selbst um die Beschaffung bzw. den Druck solcher Materialien und lagert sie bei einem Vorstandsmitglied in größeren Mengen ein. Darum genügt in diesem Fall meist eine einfache Anfrage an den Vorstand, der dann die gewünschten Artikel direkt versendet, soweit sie verfügbar sind.

Fahrten/Reisen

Hin und wieder erhält die Computertruhe größere Mengen an Sachspenden angeboten, meist von Unternehmen, die von einem Mitglied mittels eines eigenen Fahrzeugs abgeholt werden müssen.

Oder ein Mitglied ist auf eine Veranstaltungen eingeladen, um dort den Verein zu repräsentieren, wofür Reise- und/oder Übernachtungskosten anfallen.

Für solche Fälle haben wir ein spezielles Antragsformular und eine Reisekostenerstattungs-FAQ in der Cloud hinterlegt.

Vereinskleidung

In unregelmäßigen Abständen bietet die Computertruhe ihren aktiven Mitgliedern als kleine Anerkennung, aber auch für repräsentative Zwecke, Vereinskleidung an. Dabei handelt es sich in der Regel um T-Shirts und Hoodies. Jedes Mitglied hat die Möglichkeit alle fünf Jahre ein kostenloses Kleidungsstück zu erhalten.

Der Vorstand achtet übrigens darauf, dass die Textilien mit Ökostrom und aus fair gehandelter Biobaumwolle hergestellt werden.

Versandkosten

Nicht selten kommt es vor, dass bspw. Ersatzteile, Arbeits- oder Werbematerialien zwischen den Standorten bzw. den Mitgliedern untereinander versendet werden müssen. Die Kosten für die Beschaffung von Brief- oder Paketmarken übernimmt auch hier der Verein. Details hierzu finden sich im Artikel Versand.

Sonstiges

Möchte ein Mitglied die Kosten für etwas erstattet bekommen, das hier auf dieser Seite nicht explizit aufgeführt wurde, wie z. B. die Raummiete für eine einmalige Veranstaltung oder Speditionskosten für die Abholung einer Großspende, so darf es selbstverständlich dennoch einen Antrag auf Kostenübernahme stellen.

Wie beantragt man eine Kostenübernahme?

Für jede geplante Ausgabe muss zuvor ein Vorstandsbeschluss erstellt und darüber abgestimmt werden. Erst nach der Annahme eines solchen Beschlusses dürfen die Ausgaben getätigt werden. Laut § 8 Abs. 4 der aktuellen Satzung vom 26. Juni 2024 gilt ein Beschluss als angenommen, wenn mindestens 60 % der Vorstandsmitglieder abgestimmt haben und eine einfache Mehrheit für Annahme des Beschlusses zustande gekommen ist. Diese Regelung dient einer transparenten und verantwortungsvollen Verwendung der Vereinsmittel.

Kostenübernahmeprozess

Das Mitglied prüft, ob die gewünschte Kostenübernahme die Kriterien, die auf dieser Seite, im Kapitel Kauf von Ersatzteilen oder im Artikel Fundtruhe genannten werden, erfüllt.
Das Mitglied stellt über das Kontaktformular oder direkt per E-Mail an die bekannte Vorstandsmailadresse einen schriftlichen Antrag an den Vorstand. Dazu kann die folgende Formulierung als Vorlage genutzt werden: „Der Vorstand möge beschließen, dass der Verein Computertruhe e. V. die Kosten für [Ausgabegrund] übernimmt. Sie werden maximal [Betrag] € betragen. Dieser Antrag wurde vom Mitglied [Vorname Nachname] eingereicht.“
Wichtig:
- Der Antrag ist möglichst frühzeitig einzureichen, um dem Vorstand ausreichend Zeit für die Abstimmung zu geben.
- Um eventuellen Verständnisfragen des Vorstands zuvorzukommen, kann der Antragstext selbstverständlich durch zusätzliche Erläuterungen und/oder Begründungen ergänzt werden. Am Ende muss eindeutig klar sein, für welchen Zweck, wie viel Geld und von wem beantragt wurde.
- Handelt es sich um eine Erstattung von Fahrt- oder Reisekosten muss dem Vorstand ebenfalls das ausgefüllte Reisekostenantragsformular (siehe Fahrten/Reisen) vorgelegt werden.
Der Vorstand stimmt über den Antrag ab und teilt dem Mitglied das Ergebnis mit.
Wurde der Antrag angenommen und nichts anderes vereinbart, tätigt das Mitglied anschließend die Ausgabe und lässt dem/der Schatzmeister*in die Rechnung in digitaler Form zukommen.
Der/die Schatzmeister*in überweist dem Mitglied nach Erhalt und Prüfung der Rechnung den ausgelegten Betrag auf das Konto, das im SEPA-Mandat für den Mitgliedsbeitrag angegeben wurde. Falls der Betrag auf ein abweichendes Konto überwiesen werden soll, teilt das Mitglied dies bei Antragstellung mit.