Wenn ihr für den Verein bei Veranstaltungen von Dritten teilnehmt, z. B. mit einem Infostand bei einer Chaos-Veranstaltung oder einer Maker-Messe, dann ist hierfür keine explizite Meldung seitens der Computertruhe an die vereinseigene Veranstalter-Haftpflichtversicherung nötig. Umso wichtiger ist es in diesen Fällen, die Anordnungen der Veranstalter gewissenhaft zu befolgen.

Eine rechtzeitige Ankündigung der Teilnahme beim Vorstand ist dennoch aus folgenden Gründen wichtig:

1. Verantwortung des Vorstands: Sollen im Rahmen der Veranstaltung Verträge geschlossen oder Einkäufe getätigt werden, so muss diesen ein Vorstandsbeschluss voraus gehen, damit der Verein Verantwortung und Kosten übernehmen kann.
2. Honorar und Rechnung: Auch wenn wir ein Honorar für die Teilnahme erhalten sollten: Für jedes Geschäft benötigt es vorab eine vertragliche Grundlage oder „Bestellung“, mindestens aber vorab eine E-Mail in der steht, dass es für das Honorar einer Rechnung über XX EUR bedarf.
3. Fahrtkostenerstattung: Fahrtkosten können nur im Einzelfall nach einem Beschluss des Vorstands erstattet werden und wenn wir über ausreichend finanzielle Mittel dafür verfügen. Je früher der Vorstand informiert wird, desto einfacher ist die Planung.