Erstellung und Aufbewahrung der Bedürftigkeitsnachweise

Erstellung und Aufbewahrung

In unserer Cloud befindet sich eine Vorlage (JJJJ-MM-TT - #00000 (Bedürftigkeitsnachweisvorlage).ott) zur Erstellung unserer Dokumente, die die Bedürftigkeitsnachweise selbst und einige zusätzliche Daten dazu enthalten. Dort liegt zudem eine Anleitung, was bei der Erstellung eines solchen Bedürftigkeitsnachweisformulars zu beachten ist.

Die damit erzeugten Dokumente werden direkt verschlüsselt in der Cloud abgelegt. Für die Verschlüsselung wird hierbei das Open Source-Programm Cryptomator verwendet, welches für GNU/Linux, Windows, macOS, Android und iOS verfügbar ist. Damit werden für jede Region, in der aktive Mitglieder arbeiten, ein sogenannter Tresor erstellt (die zugehörige Passphrase erhält man vom Vorstand). Dieser kann mit Cryptomator geöffnet werden und verhält sich dann wie ein herkömmliches Laufwerk, in dem die Dokumente in der Form JJJJ-MM-DD - TICKETNUMMER, z. B. 2019-08-21 - #1138 – organisiert in je einem Ordner pro Jahr – abgespeichert werden.

Anschließend müssen die Daten auf allen mobilen Datenträgern (z. B. Smartphone, SD-Karte etc.) und lokalen Datenträgern (z. B. Festplatte) unverzüglich gelöscht werden.