Versand

Päckchen und Pakete

Aktuell sind wir in der Lage, über Coupon-Codes das Porto für den Versand von Päckchen und Paketen via DHL zu bezahlen. Das hat den Vorteil, dass Mitglieder kein DHL-Konto benötigen und beim Vorstand keine Portokostenerstattungen beantragen müssen.

Anwendungsfälle

Für die folgenden Szenarien können die Coupon-Codes verwendet werden:

1. Spendenannahme, wenn die Abgabe bei einem aktiven Mitglied (zu bevorzugen) oder eine Abholung nicht möglich sind.
2. Spendenabgabe, wenn die Abholung bei einem aktiven Mitglied (zu bevorzugen) oder eine Lieferung nicht möglich sind.
3. Versand von Ersatzteilen, Arbeits- oder Werbematerialien etc. zwischen den Standorten bzw. den Mitgliedern untereinander.

Bei anderen Fällen bitte einfach das Vorstandsteam fragen.

Coupon-Dokument

In unserer Cloud findet ihr das Tabellendokument Coupons.ods. Pro gänginger DHL-Paketmarke beinhaltet es ein entsprechendes Tabellenblatt, das in der ersten Spalte die Coupon-Codes beinhaltet und in der zweiten Spalte das Nutzungsdatum.

Außerdem werden in der obersten Zeit die noch verfügbaren Codes angegeben. Sinkt dieser Wert unter 10 (ausgenommen bei Marken für Pakete bis 31,5 kg, da diese zu selten benötigt werden), sollte der Vorstand darüber informiert werden, damit er rechtzeitig für Nachschub sorgen kann.

Einlösen eines Coupons

1. Ruft die DHL-Online-Frankierungsseite auf.
2. Wählt die gewünschte Versandmarke aus.
3. Überspringt den Bereich der zusätzlichen Dienstleistungen. Diese können nicht über Coupon-Codes bezahlt werden, sind aber für uns in aller Regel auch nicht von Belang.
4. Geht weiter zur Adresseingabeseite und tragt die Empfänger- und Absenderdaten ein. Gebt als Absendermailadresse am besten eure Computertruhe-Adresse an. Dahin wird die Auftragsbetätigung geschickt, die ebenfalls einen QR-Code für die Nutzung der Marke ohne einen Drucker ermöglicht. Zusätzlich befindet sich darin ein Link, um die Marke in Form einer PDF-Datei herunterzuladen.
5. Für die Versandoptionen gilt ebenfalls, dass diese nicht über Coupon-Codes bezahlt werden können.
6. Gebt auf der nächsten Seite einen passenden Code aus dem oben genannten Dokument in das entsprechende Feld ein. Der Block Zahlungsart verschwindet daraufhin und nach der Bestätigung der AGBs und einem Klick auf Weiter zum Download gelangt ihr auf die letzte Seite des Bestellprozesses.
7. Dort könnt ihr nun die gekaufte Marke in Form einer PDF-Datei herunterladen.
8. Im Tabellendokument schreibt ihr nun das aktuelle Datum in der Form TT.MM.JJJJ in die zweite Spalte neben des eben eingelösten Coupon-Codes und setzt am besten noch den Filter dieser Spalte so, dass alle verbrauchten Codes ausgeblendet werden (im Filtermenü unter Nach Bedingung filtern den Punkt Leer auswählen).

Wichtige Hinweise

LibreOffice

Für die Bearbeitung des Tabellendokuments niemals Microsoft Excel verwenden! Auch wenn das Programm behauptet, ODS-Dokumente schreiben zu können, so zerschießt es beim Speichern bspw. die Filter der Spalten. Daher nutzt bitte das kostenfreie LibreOffice, welches wir seit Beginn in der Computertruhe für unsere Arbeit einsetzen.

Nextcloud Desktop-Client

Da wir wegen unseres Hosters leider derzeit keine Möglichkeit haben, OpenDocument-Dateien direkt im Browser zu bearbeiten, nutzt am besten den Nextcloud Desktop-Client zur Dateisynchronisation und öffnet das Tabellendokument grundsätzlich lokal auf eurem Computer. Das ist eindeutig bequemer, als jedes Mal die Datei über den Web-Client herunter- und wieder hochzuladen.

Reihenfolge der Codes beachten

Bitte nutzt immer den Code aus dem Tabellendokument, der an oberster Stelle steht. Sie gelten zwar drei Jahre ab dem Kauf, aber v. a. bei selten genutzten Paketmarken, wäre es ärgerlich, wenn diese deshalb verfallen würden, weil nicht immer die ältesten Codes verwendet wurden.

Code nicht mehr verfügbar

Wenn ein Coupon-Code nicht mehr verfügbar sein sollte, obwohl kein Nutzungsdatum eingetragen wurde, hat vermutlich ein Mitglied dies lediglich vergessen. Tragt in dem Fall bitte einfach ??? in die Spalte Nutzungsdatum, so dass andere nicht ebenfalls versuchen, den nicht mehr gültigen Code zu benutzen.

Drucker/QR-Code

Bitte bedenkt, dass das PDF nicht den QR-Code beinhaltet, den ihr in einer Filiale vorzeigen oder mit einer Packstationen nutzen müsst. Dieser wird nur an die Mailadresse verschickt, die beim Absender angegeben wurde.

Stornierung einer Versandmarke

Es kann vorkommen, dass man sich beim Ausfüllen der Adressdaten vertippt, Absender und Empfänger vertauscht oder eine Paketmarke aus irgendeinem Grund doch nicht mehr benötigt wird. In diesen Fällen kann die Versandmarke storniert werden. Auf der entsprechenden DHL-Hilfsseite könnt ihr die Schritte einsehen, die gemacht werden müssen, wenn ihr die Marke noch nicht oder doch schon heruntergeladen habt. Ihr müsst auf jeden Fall innerhalb von 14 Tagen nach Nutzung des Codes handeln.

Wenn die Marke bereits heruntergeladen wurde, bekommt ihr einen neuen Coupons-Code. Hängt diesen bitte im Tabellendokument unten an die passende Liste und tragt beim alten Code storniert in die Spalte Nutzungsdatum.

Briefe, Bücher- und Warensendungen etc.

Der Vorstand besitzt ebenfalls ein Online-Konto bei der Deutschen Post, um damit sogenannte Internetmarken für bspw. Briefe, Bücher- und Warensendungen kaufen zu können.

Erhalt von Marken

Da es hierfür leider keine Coupons gibt, muss bei Bedarf der Vorstand angefragt werden. Dabei bitte auch den Verwendungszweck nennen. Jemand aus dem Team wird dann die gewünschte(n) Marke(n) kaufen und dem anfragenden Mitglied als PDF-Datei zukommen lassen.

Wichtiger Hinweis

Das Mitglied, welches die Internetmarke(n) verlangt hat, benötigt auf jeden Fall Zugriff auf einen Drucker. Es handelt sich hierbei nämlich nicht um die sogenannte appbasierte Mobile Briefmarke, bei der man lediglich eine bestimmte Zeichenkette direkt auf den Umschlag schreibt.