Erstellung und Aufbewahrung der Berechtigungsnachweise

Erstellung und Aufbewahrung

In unserer Cloud befindet sich eine Vorlage (/Allgemein/Dokumente/Bedürftigkeitsnachweise/JJJJ-MM-TT - Bedürftigkeitsnachweis.ott) zur Erstellung unserer Dokumente, die die Bedürftigkeitsnachweise selbst und einige zusätzliche Daten dazu enthalten.

Die damit erzeugten Dokumente werden direkt verschlüsselt in der Cloud abgelegt. Für die Verschlüsselung wird hierbei das Open Source-Programm Cryptomator verwendet, welches für GNU/Linux, Microsoft Windows, macOS, Android und iOS verfügbar ist. Damit werden für jede Region, in der aktive Mitglieder arbeiten, ein sogenannter Tresor erstellt (die zugehörige Passphrase erhält man vom Vorstand). Dieser kann mit Cryptomator geöffnet werden und verhält sich dann wie ein herkömmliches Laufwerk, in dem die Dokumente in der Form JJJJ-MM-DD - TICKETNUMMER, z. B. 2019-08-21 - #1138 – organisiert in je einem Ordner pro Jahr – abgespeichert werden.

Anschließend müssen die Daten auf allen mobilen Datenträgern (z. B. Smartphone, SD-Karte etc.) und lokalen Datenträgern (z. B. Festplatte) unverzüglich gelöscht werden.

Verfahren in Lemgo

In Lemgo werden die Bedürftigkeitsnachweise kopiert, auf Papier ausgedruckt in einem Ordner zusammen mit der unterschriebenen Empfangsbestätigung sicher vor dem Zugriff Dritter verwahrt.

Diese Unterlagen werden seitens des Vereinsvorstands zwei Mal pro Jahr – um den 1. Mai und 1. November herum – angefordert und per versicherter Postsendung an ihn geschickt, der diese weiter verwahrt.