Mitgliederversammlung 2022

Allgemeine Informationen

Was?	Ordentliche Mitgliederversammlung 2022
Wann?	Samstag, 2. Juli 2022, 14:00 Uhr
Wo?	Videokonferenzsystem Senfcall (öffentlich zugänglich) Präsentations- und Versammlungssystem OpenSlides (nur für Mitglieder zugänglich)

Tagesordnung

Anträge zur Tagesordnung können von den Mitgliedern gemäß § 6 Abs. 2 Vereinssatzung noch bis zum 25. Juni 23:59 Uhr schriftlich beim Vorstand eingereicht werden. Die hier veröffentlichte Tagesordnung wird dann entsprechend aktualisiert.

1. Begrüßung
2. Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung und der Beschlussfähigkeit der Mitgliederversammlung
3. Bestimmung der/des Versammlungsleiterin/Versammlungsleiters und der/des Protokollführerin/Protokollführers
4. Abstimmung der Tagesordnung
5. Tätigkeitsbericht des Vorstands für das Geschäftsjahr 2021
6. Kassenbericht des Schatzmeisters für das Geschäftsjahr 2021
7. Bericht der Kassenprüfer*innen für das Geschäftsjahr 2021
8. Aussprache zu den Berichten 2021
9. Entlastung des Vereinsvorstands für das Geschäftsjahr 2021
10. Tätigkeitsbericht des Vorstands für das bisherige Geschäftsjahr 2022
11. Kassenbericht des Schatzmeisters für das bisherige Geschäftsjahr 2022
12. Bericht der Kassenprüfer*innen für das bisherige Geschäftsjahr 2022
13. Aussprache zu den Berichten 2022
14. Entlastung des Vereinsvorstands für das bisherige Geschäftsjahr 2022
15. Anträge an den Vorstand
16. Sonstiges
17. Verabschiedung

Anleitungen

Videokonferenzsystem Senfcall

Für den audiovisuellen Austausch untereinander setzen wir die Plattform Senfcall ein. Senfcall wird von unserem Partnerverein Computerwerk Darmstadt e. V. betrieben und basiert auf dem Video- und Webkonferenzsystem BigBlueButton (BBB).

Technische Voraussetzungen

• Für die Teilnahme wird lediglich ein moderner Webbrowser benötigt. Empfohlen werden die jeweils aktuelle Version des Mozilla Firefox, Chromium oder die eines anderen, auf Chromium basierenden Browsers, wie z. B. Google Chrome oder Microsoft Edge. Die aktuelle Version des in macOS integrierten Safari-Browsers funktioniert ebenfalls, liefert allerdings im Vergleich zu den anderen genannten Programmen keine so gute Audioqualität.
• Die Datenrate des Downstreams sollte allermindestens 1 MBit/s betragen, die des Upstreams 0,5 MBit/s.
• Idealerweise ist das Endgerät per Netzwerkkabel mit dem Internet verbunden, um Verbindungsprobleme durch Störungen des WLANs auszuschließen.
• Das teilnehmende Endgerät sollte mindestens über einen Doppelkernprozessor und 2 GiB Arbeitsspeicher verfügen.
• Offizielle Apps für mobile Endgeräte existieren nicht. Unter Android 6.0+ und unter iOS 12,2+ können daher bspw. die Standard-Browser Google Chrome und Safari genutzt werden.

Kurzanleitung

1. Link zum Videokonferenzraum Mitgliederversammlung aufrufen.
2. Beim ersten Aufruf wird dir die Datenschutzerklärung von Senfcall angezeigt. Fortfahren kannst du, in dem du die mit Ich habe die Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen bezeichnete Schaltfläche betätigst. Diese Kenntnisnahme wird übrigens als Cookie in deinem Webbrowser gespeichert, so dass dir beim nächsten Aufruf der Videokonferenzadresse die Datenschutzerklärung nicht mehr angezeigt wird.
3. Nun wird die Eingabe eines Namens verlangt, der nachher den anderen Teilnehmer*innen angezeigt wird.
4. Anschließend die Schaltfläche Teilnehmen betätigen.
5. Sofern die Videokonferenz noch nicht begonnen wurde, verweilt man bis zu ihrem Beginn in einer Warteposition.
6. Die Frage „Wie möchten Sie der Konferenz beitreten?“ mit Mit Mikrofon beantworten. Ggf. verlangt der Webbrowser danach noch nach einer Freigabe des Mikrofons. Hier können alternativ auch die Nummer und ein PIN für eine Einwahl per Telefon angezeigt werden.
7. Es folgt der Echotest. Die Frage „Hören Sie sich selbst?“ entsprechend mit Ja oder Nein beantworten. Bei Nein öffnet sich ein weiteres Fenster. Wähle hier beim Mikrofoneingang dein passendes Mikrofon und beim Lautsprecherausgang deinen passenden Lautsprecher aus. Betätige danach die Schaltfläche Erneut versuchen. Bei erfolgreichem Echotest nun Ja auswählen. Der Konferenzraum wird betreten.
8. Am unteren Bildschirmrand befinden sich vier Symbole:
   • Mikrofon: Durch Betätigung dieses Symbols kannst du dein eigenes Mikrofon ein- oder ausschalten.
   • Lautsprecher: Hier hast du die Möglichkeit, zwischen unterschiedlichen Mikrofonen und Lautsprechern auszuwählen, sofern dein System mehrerere Audioein- und/oder Audioausgänge hat. Zusätzlich lässt sich die Audioübertragung komplett deaktivieren und selbstverständlich erneut aktivieren.
   • Kamera: Dieses Symbol dient dem Ein- und Ausschalten der eigenen Webcam. Beim erstmaligen Betätigen öffnet sich ein kleines Fenster, in dem die gewünschte Kamera ausgewählt werden und durch Drücken der Schaltfläche Freigabe starten freigegeben werden kann. Ggf. verlangt der Webbrowser auch hier nach einer eigenen Freigabe der Kamera.
   • Leinwand: Hiermit kann der Präsentationsmodus aktiviert und deaktiviert werden.
   • Hand: Durch einen Druck auf die Schaltfläche mit der Hand kannst du virtuell deine Hand heben und damit der Versammlung signalisieren, dass du etwas sagen möchtest. Die Versammlungsleitung erteilt dir dann das Wort. Bitte senke deine Hand wieder, wenn du mit deinem Redebeitrag fertig bist oder du doch nichts mehr sagen möchtest, in dem du den Knopf erneut drückst.
9. Auf der linken Seite des Bildschirms befindet sich der öffentliche Senfcall-Chat. Hier kannst du bspw. während der Mitgliederversammlung Fragen an das Support-Team stellen.
10. Ebenfalls auf der linken Seite ist eine Liste mit den in der Konferenz befindlichen Teilnehmer*innen zu sehen.
11. Oben rechts gibt es ein Drei-Punkt-Menü. Hier kannst du die Vollbildanzeige auswählen, die Konferenz verlassen und weitere Einstellungen vornehmen.
12. Wenn du dir Senfcall vorab genauer anschauen möchtest, dann hast du in unserem frei zugänglichen Videokonferenzraum Bällebad jederzeit die Gelegenheit dazu.

Die einzelnen Schritte können auch in einem kurzen Video betrachtet werden.

Regeln

1. Wenn du etwas sagen möchtest, dann signalisiere dies bitte der Versammlung, in dem du deine virtuelle Hand hebst. Bitte beachte, dass die offizielle Redeliste zu den einzelnen Tagesordnungspunkten in OpenSlides geführt wird.
2. Bitte schalte dein Mikrofon nur ein, wenn du etwas sagen möchtest und dir die Versammlungsleitung das Wort erteilt hat. Schalte dich nach deinem Redebeitrag wieder auf stumm.
3. Falls du verspätet zur Mitgliederversammlung kommst oder diese zwischendurch oder früher verlassen musst, dann teile dies ebenfalls im öffentlichen Chat mit, damit das Organisationsteam informiert ist.
4. Betrete bitte am 2. Juli 2022 bereits um 13:45 Uhr den Videokonferenzraum, um einen pünktlichen Start der Mitgliederversammlung um 14:00 Uhr zu ermöglichen.

Empfehlungen

• Die Angabe des bürgerlichen Namens und ggf. des Computertruhe-Standorts und/oder -Vereinsamts bei der Anmeldung erleichtert die Zuordnung von Teilnehmer*innen zu konkreten Personen. Die Anmeldung mit einem Pseudonym ist selbstverständlich dennoch möglich.
• Die Teilnahme an der Versammlung sollte mittels Mikrofon und Webcam erfolgen. Eine Teilnahme ohne Mikrofon über das integrierte Chat-System ist prinzipiell ebenfalls möglich, dies bedeutet allerdings einen erhöhten Organisationsaufwand, da die Beiträge von der Versammlungsleitung verlesen werden müssen.
• Die Webcam sollte zumindest während eines Redebeitrags freigeben werden, damit für die anderen Teilnehmer*innen eine einfachere Zuordnung der Personen möglich ist.
• Die Verwendung eines Headsets erhöht die Audioqualität in aller Regel enorm, da hierdurch Störgeräusche vermieden oder wenigstens minimiert werden.

Weiterführende Informationen

• Website und FAQ von Senfcall
• Website und FAQ von BigBlueButton

Präsentations- und Versammlungssystem OpenSlides

OpenSlides ist ein webbasiertes Präsentations- und Versammlungssystem und dient der digitalen Organisation von Versammlungen oder Konferenzen. Es erlaubt z. B. die Projizierung von Tagesordnungen, Anträgen, Wahlen oder Redelisten.

Technische Voraussetzungen

• Um mit OpenSlides die Mitgliederversammlung verfolgen zu können, sollte ein moderner und aktueller Webbrowser verwendet werden. Empfohlen werden u. a. die aktuellen Versionen von Mozilla Firefox, Google Chrome oder Microsoft Edge. Ältere Versionen, v. a. beim Safari-Browser, können zu Problemen führen.
• Ähnliches ist bei mobilen Browsern zu beobachten, weshalb der Einsatz eines Desktops oder Laptops empfohlen wird.

Kurzanleitung

1. Anmeldung
   • Link zum Präsentations- und Versammlungssytem aufrufen.
   • Zugangsdaten eingeben, die du spätestens drei Tage vor der Mitgliederversammlung per E-Mail vom Vorstand erhalten hast.
   • Auf Anmelden klicken.
2. Anwesenheit setzen
   • Im Seitenmenü au der linken Seite oben auf den eigenen Name klicken und somit das persönliche Einstellungsmenü öffnen.
   • Dort auf Anwesend klicken, worauf ein Haken erscheint. Bestimmte Aktionen, wie die Teilnahme an Wahlen und Abstimmungen, sind nur möglich, wenn dein Anwesenheitsstatus gesetzt bist.
3. Passwort ändern
   • Im persönlichen Einstellungsmenü Passwort ändern anklicken.
   • Feld 1: Altes Passwort eingeben.
   • Feld 2: Neues Passwort eingeben.
   • Feld 3: Neues Passwort erneut eingeben.
   • Rechts oben auf Speichern klicken.
   • Bitte achte darauf, dass dein neues Passwort frei gewählt und schwer zu erraten ist und Sonderzeichen, Groß- und Kleinbuchstaben sowie Zahlen enthält. Bitte notiere Dir Dein Passwort zur Sicherheit bis zum Ende der Mitgliederversammlung. Du bist dazu verpflichtet, Dein neues Passwort keiner dritten Person zugänglich zu machen.
4. Mitgliederversammlung verfolgen
   • In der Menüleiste links auf Autopilot klicken.
   • Der Autopilot blendet automatisch alle wichtigen Informationen zum jeweils aktuellen Tagesordnungspunkt ein, z. B. die Kandidierendenliste, Satzungsänderungsanträge und Wahlergebnisse. Stehen Wahlen und Abstimmungen an, dann leitet der Autopilot ebenfalls durch die Stimmabgabe. Der Autopilot ist somit dass All-Inklusiv-Service-Paket der Mitgliederversammlung. 😃
5. Auf die Redeliste setzen
   • Zu dem aktuell aufgerufen Tagesordnungspunkt kannst du dich über den Autopilot auf die Redeliste setzen.
   • Wenn du zu einem weiteren Tagesordnungspunkt etwas sagen oder fragen möchtest, dann klicke in der Menüleiste links auf Tagesordnung.
   • Klicke bei dem Tagesordnungspunkt, zu dem du etwas sagen oder fragen möchtest rechts auf das Redeliste-Symbol und anschließend auf Füge mich hinzu.
   • Mit einem Klick auf Entferne mich kannst du dich dort auch selbst wieder von der Redeliste streichen.
6. An Abstimmungen und Wahlen teilnehmen
   • Im Autopilot erscheint die Abstimmung oder Wahl.
   • Sobald der Wahlgang gestartet wurde kannst du deine Stimme mit klick auf Daumen hoch abgeben.
   • Du wirst darauf hingewiesen, dass die Stimmabgabe anschließend nicht mehr verändert werden kann. Auf OK klicken.
   • Du hast nun deine Stimme abgegeben.
   • Sobald die Wahl beendet wurde, werden die Stimmen ausgezählt.
   • Das Ergebnis der Wahl wird im Anschluss eingeblendet.
7. Abmeldung
   • Im persönlichen Einstellungsmenü auf Anwesend klicken und somit den Haken entfernen.
   • Auf Abmelden klicken.

Die einzelnen Schritte können auch in einem kurzen Video betrachtet werden.

Regeln

1. Das Passwort ist vor der Mitgliederversammlung zu ändern und darf keiner dritten Person zugänglich gemacht werden. Dies gilt auch für den Fall, wenn von der Vertretungsregelung gemäß § 6 Abs. 8 Vereinssatzung Gebrauch gemacht wird. Die Vertretung lässt sich nämlich innerhalb von OpenSlides abbilden.
2. Setze deinen Status auf Anwesend – insbesondere dann, wenn du von der Versammlungs- oder Wahlleitung dazu aufgefordert wirst.
3. Wenn du etwas zu einem Tagesordnungspunkt beitragen möchtest oder eine Frage hast, setze dich auf die Redeliste. Die Redeliste in OpenSlides hat Priorität vor einem Handheben in der Videokonferenz.
4. Melde dich bitte am 2. Juli 2022 bereits um 13:45 Uhr in OpenSlides an, um einen pünktlichen Start der Mitgliederversammlung um 14:00 Uhr zu ermöglichen.

Empfehlungen

• Um während der Mitgliederversammlung nichts zu verpassen, folge bitte dem OpenSlides-Autopiloten.

Weiterführende Informationen

• Website und FAQ von OpenSlides

Unterstützung

Treten während der Mitgliederversammlung technische Probleme mit Senfcall oder OpenSlides bei dir auf, hilft unser Support-Team weiter. Dieses kannst du über die folgenden Wege kontaktieren:

1. Schreibe eine Nachricht in den öffentlichen Senfcall-Chat und schildere dort kurz dein Problem bzw. stelle deine Frage. Jemand aus dem Support-Team wird dir dort Hilfestellung bzw. eine Antwort geben. Bei komplexeren Schwierigkeiten wird dir das Team anbieten, in einen privaten Senfcall-Chat oder eine private Senfcall-Videokonferenz zu wechseln, um dort gemeinsam eine Lösung zu finden.
2. Rufe die Telefonnummer des Support-Teams an: xxxxxx-xxxxxx (Nummer existiert nicht mehr).

Protokoll und Berichte

• Protokoll
• Tätigkeitsbericht des Vorstands für das Geschäftsjahr 2021
• Kassenbericht des Schatzmeisters für das Geschäftsjahr 2021
• Bericht der Kassenprüfer*innen für das Geschäftsjahr 2021
• Tätigkeitsbericht des Vorstands für das bisherige Geschäftsjahr 2022
• Kassenbericht des Schatzmeisters für das bisherige Geschäftsjahr 2022
• Bericht der Kassenprüfer*innen für das bisherige Geschäftsjahr 2022
• Ausblick auf die finanzielle Entwicklung bis 2024