Mitgliederverwaltung: Unterschied zwischen den Versionen

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== Neumitgliedschaft ==
 
== Neumitgliedschaft ==
  
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# Analoge oder digitale Version des Mitgliedsantrags erstellen.
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# Mitgliedsantrag als PDF-Dokument im Mitgliederverwaltungstresor ablegen. Anträge, die bspw. per Post als Ausdrucks ankommen, werden entsprechend digitalisiert und danach vernichtet.
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# Analoge Version des Mitgliedsantrags im entsprechenden Ordner abheften
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# Mitgliedertabelle im Mitgliederverwaltungstresor erweitern.
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# Digitale Version des Mitgliedsantrags in Form eines PDF-Dokuments im Mitgliederverwaltungstresor ablegen
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# Mitgliedsmailverteiler erweitern.
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# Mitgliedertabelle im Mitgliederverwaltungstresor erweitern
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# Willkommensmail verschicken (siehe Vorlage im Ticketsystem).
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# Akkreditierungsliste im Mitgliederverwaltungstresor erweitern
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# Anzahl der Mitglieder auf der Homepage erhöhen.
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# Bei Bedarf personenbezogene Datenschutzverpflichtung erstellen und verschicken
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# Ein- und Austrittsstatistik aktualisieren.
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# Anzahl der Mitglieder auf der Homepage erhöhen
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# [[Datei:Neumitgliederpaket.jpg|mini|Inhalt des Neumitgliederpakets.]]Willkommenspaket mit folgendem Inhalt erstellen und verschicken:
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# Mitgliedsmailverteiler erweitern
 
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# Willkommensmail verschicken
 
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# Willlkommenspaket mit folgendem Inhalt erstellen und verschicken
 
 
#* 1 Tasse
 
#* 1 Tasse
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#* 2 Kugelschreiber
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#* 1 Kugelschreiber
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#* 2 Pins
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#* 1 Webcam-Abdeckung
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#* 5 runde Aufkleber
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#* 1 Pin
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#* 5 runde Aufkleber (klein)
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#* 5 runde Aufkleber (groß)
 
#* 5 Faltblätter
 
#* 5 Faltblätter
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#* 5 Flyer (en/ar)
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# Schatzmeister*in in Kenntnis setzen (➔ Prozess [[Beitragsverwaltung]]).
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#* 5 Flyer (en/fa)
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# Schatzmeister*in in Kenntnis setzen
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=== Datenschutzverpflichtung ===
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Wenn wir vom Neumitglied eine unterzeichnete Datenschutzverpflichtung erhalten haben, sind folgende Schritte auszuführen:
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# Dokument aus dem [https://cloud.computertruhe.de/f/358601 Upload-Ordner] in den Ordner <code>Datenschutzverpflichtungen</code> im Mitgliederverwaltungstresor verschieben.
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# Mail-Adresse in der Form ''vorname.nachname''@computertruhe.de erstellen.
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# Zugänge in den benötigten (''Nextcloud'', ''osTicket'') und evtl. gewünschten Systemen (z. B. ''Mediawiki'') erstellen und in der Mitgliedertabelle dokumentieren.
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# Zugangsdaten (am besten per ''Signal'') verschlüsselt an das Mitglied schicken.
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# Mitglied per ''Canned Response'' im entsprechenden Ticket über Neumitglieder-Workshop informieren.
  
 
== Kündigung einer Mitgliedschaft ==
 
== Kündigung einer Mitgliedschaft ==
  
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# Analoge Version des Mitgliedsantrags vernichten
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# Bestätigungsmail verschicken (siehe Vorlage im Ticketsystem).
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# Digitale Version des Mitgliedsantrags löschen
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# Mitgliedsmailverteiler aktualisieren.
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# Eintrag aus Mitgliedertabelle im Mitgliederverwaltungstresor entfernen
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# Sofern vorhanden:
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# Eintrag aus Akkreditierungsliste im Mitgliederverwaltungstresor entfernen
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## Datenschutzverpflichtung aus dem Mitgliederverwaltungstresor löschen.
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# Sofern vorhanden, Datenschutzverpflichtung löschen
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## Schlüssel zu Räumlichkeiten, wie bspw. Lagerräume, einfordern.
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# Anzahl der Mitglieder auf der Homepage verringern
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## Mail-Adresse löschen.
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# Mitgliedsmailverteiler aktualisieren
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##''Signal''-Kontakt aus allen Gruppen entfernen, die keine Standortgruppen sind. Letztere entscheiden selbst, ob sie Nicht-Mitglieder in ihren Gruppen dulden.
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# Bestätigungsmail verschicken
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##Zugriff auf ''Mastodon''-Konten entziehen.
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# Schatzmeister*in in Kenntnis setzen
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##All die Konten auf unseren Systemen deaktivieren/löschen, die in der Mitgliedertabelle dokumentiert sind.
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##Wenn Zugriff auf einen Berechtigungsnachweisformulartresor besteht, die Tresorpassphrase ändern und mit den anderen berechtigten Mitgliedern des entsprechenden Teams teilen.
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##Bei ehemaligen Vorstandsmitgliedern:
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###Hauptkennwort der Passwortdatenbank ändern und den anderen Mitgliedern auf einem gesicherten Weg zukommen lassen.
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###Alle Kennwörter innerhalb der Passwortdatenbank neu vergeben.
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# Anzahl der Mitglieder auf der Homepage verringern.
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# Ein- und Austrittsstatistik aktualisieren.
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# Mitgliedsantrag aus dem Mitgliederverwaltungstresor löschen.
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# Eintrag aus Mitgliedertabelle im Mitgliederverwaltungstresor entfernen.
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# Schatzmeister*in in Kenntnis setzen (➔ Prozess [[Beitragsverwaltung]]).

Aktuelle Version vom 18. November 2024, 18:32 Uhr

Neumitgliedschaft

  1. Mitgliedsantrag als PDF-Dokument im Mitgliederverwaltungstresor ablegen. Anträge, die bspw. per Post als Ausdrucks ankommen, werden entsprechend digitalisiert und danach vernichtet.
  2. Mitgliedertabelle im Mitgliederverwaltungstresor erweitern.
  3. Mitgliedsmailverteiler erweitern.
  4. Willkommensmail verschicken (siehe Vorlage im Ticketsystem).
  5. Anzahl der Mitglieder auf der Homepage erhöhen.
  6. Ein- und Austrittsstatistik aktualisieren.
  7. Inhalt des Neumitgliederpakets.
    Willkommenspaket mit folgendem Inhalt erstellen und verschicken:
    • 1 Tasse
    • 1 Kugelschreiber
    • 1 Webcam-Abdeckung
    • 1 Pin
    • 5 runde Aufkleber (klein)
    • 5 runde Aufkleber (groß)
    • 5 Faltblätter
  8. Schatzmeister*in in Kenntnis setzen (➔ Prozess Beitragsverwaltung).

Datenschutzverpflichtung

Wenn wir vom Neumitglied eine unterzeichnete Datenschutzverpflichtung erhalten haben, sind folgende Schritte auszuführen:

  1. Dokument aus dem Upload-Ordner in den Ordner Datenschutzverpflichtungen im Mitgliederverwaltungstresor verschieben.
  2. Mail-Adresse in der Form vorname.nachname@computertruhe.de erstellen.
  3. Zugänge in den benötigten (Nextcloud, osTicket) und evtl. gewünschten Systemen (z. B. Mediawiki) erstellen und in der Mitgliedertabelle dokumentieren.
  4. Zugangsdaten (am besten per Signal) verschlüsselt an das Mitglied schicken.
  5. Mitglied per Canned Response im entsprechenden Ticket über Neumitglieder-Workshop informieren.

Kündigung einer Mitgliedschaft

  1. Bestätigungsmail verschicken (siehe Vorlage im Ticketsystem).
  2. Mitgliedsmailverteiler aktualisieren.
  3. Sofern vorhanden:
    1. Datenschutzverpflichtung aus dem Mitgliederverwaltungstresor löschen.
    2. Schlüssel zu Räumlichkeiten, wie bspw. Lagerräume, einfordern.
    3. Mail-Adresse löschen.
    4. Signal-Kontakt aus allen Gruppen entfernen, die keine Standortgruppen sind. Letztere entscheiden selbst, ob sie Nicht-Mitglieder in ihren Gruppen dulden.
    5. Zugriff auf Mastodon-Konten entziehen.
    6. All die Konten auf unseren Systemen deaktivieren/löschen, die in der Mitgliedertabelle dokumentiert sind.
    7. Wenn Zugriff auf einen Berechtigungsnachweisformulartresor besteht, die Tresorpassphrase ändern und mit den anderen berechtigten Mitgliedern des entsprechenden Teams teilen.
    8. Bei ehemaligen Vorstandsmitgliedern:
      1. Hauptkennwort der Passwortdatenbank ändern und den anderen Mitgliedern auf einem gesicherten Weg zukommen lassen.
      2. Alle Kennwörter innerhalb der Passwortdatenbank neu vergeben.
  4. Anzahl der Mitglieder auf der Homepage verringern.
  5. Ein- und Austrittsstatistik aktualisieren.
  6. Mitgliedsantrag aus dem Mitgliederverwaltungstresor löschen.
  7. Eintrag aus Mitgliedertabelle im Mitgliederverwaltungstresor entfernen.
  8. Schatzmeister*in in Kenntnis setzen (➔ Prozess Beitragsverwaltung).
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