Lagerung, Reinigung und Inventarisierung von Sachspenden

Lagerung

Die erhaltenen Sachspenden werden trocken und geschützt vor Frost, zu großer Hitzeeinwirkung und Sonneneinstrahlung und dem unbefugten Zugriff Dritter aufbewahrt. Die Lagerung erfolgt in den vereinseigenen Lagerräumen oder in den Privaträumen von Vereinsmitgliedern oder vom Vereinsvorstand hiermit beauftragten Personen. Sollten die gespendeten Datenträger im Rahmen dieser Lagerung nicht vor Dritten geschützt werden können, so sind diese aus den Geräten zu entfernen und separat gesichert vor dem Zugriff Dritter aufzubewahren.

Reinigung

Desktops

Vor der Reinigung sollten mindestens folgende Punkte geprüft werden, da sie evtl. danach obsolet wird:

• Befinden sich auf den Platinen aufgeblähte oder geplatzte Kondensatoren (Capacitor Plague)?
• Sind Kabel (insbesondere Stromkabel) beschädigt?
• Gibt es Hinweise auf Überhitzung (schwarze Flecken, Schmorgeruch) einzelner Bereiche auf den Platinen, am Netzteil oder an Kabeln?

Wurden defekte Komponenten identifiziert, werden diese fachgerecht entsorgt.

• Reinigung mit Druckluft oder Staubsauger:
  • Keinen mit Öl betriebenen Kompressor verwenden.
  • Beim Ausblasen/Aussaugen der Lüfter das Laufrad fixieren, damit das Lager keinen Schaden davon trägt.
  • Bei besonders verdreckten Hauptplatinen Speicherriegel und Steckkarten entnehmen und Slots ausblasen/aussaugen.
• Aufkleber auf Gehäusen (insbesondere solche, die auf Vorbesitzer*innen oder Spender*innen hinweisen) lassen sich häufig mit Heißluft (Fön), Reinigungsalkohol, Öl, Nagellackentferner oder einem Ceranfeldschaber entfernen. Bei Bedarf können ebenfalls Windows-Produktschlüssel entfernt werden. Sie können aber auch an den Geräten belassen werden, um Laien ggf. einen Eindruck vom tatsächlichen Alter der Rechner zu geben.
• Das Gehäuse außen mit Spülmittelwasser und einem damit angefeuchteten Tuch reinigen. Unzugängliche Bereiche, wie z. B. Lüftungsgitter, können mit Cyber Clean-Reinigungsmasse gesäubert werden.
• Optische Laufwerke können mit einem speziellen CD-Reinigungsset gereinigt werden (CD mit kleiner Bürste, die mit Reinigungsalkohol getränkt wird). In den meisten Fällen werden dadurch Laufwerke mit Lesefehlern wieder funktionsfähig.

Laptops

• Reinigung mit Druckluft oder Staubsauger (weitere Hinweise hierzu siehe Desktops).
• Aufkleber (siehe Desktops).
• Das Laptop und das externe Netzteil mit Spülmittelwasser und einem damit angefeuchteten Tuch reinigen. Das Display und die Tastatur dabei vorsichtig nebelfeucht reinigen.
• Display (siehe Bildschirme).
• Tastatur (siehe Tastaturen).
• Optische Laufwerke (siehe Desktops).

Bildschirme

• Bei starker Verschmutzung Reinigung mit Druckluft oder Staubsauger (weitere Hinweise hierzu siehe Desktops).
• Aufkleber (siehe Desktops).
• Gehäuse (siehe Desktops).
• Das Display mit einem speziell dafür vorgesehenen Reinigungsspray und Microfasertuch reinigen. Oder spezielle, feuchte Display-Reinigungstücher nutzen.

Tastaturen

• Bei Funktastaturen die Batterien entfernen (sichere Lagerung) und – falls genug Restladung vorhanden – in der Computertruhe weiterverwenden. Dabei darauf achten, dass die Batterien ausgelaufen sein könnten.
• Umdrehen, ausschütteln und ausklopfen.
• Mit einem speziellen PC-Staubsaugeraufsatz aussaugen, dabei darauf achten, keine Tasten unbeabsichtigt zu lösen. Besonders die von Laptop-Tastaturen können relativ schnell kaputtgehen.
• Reinigung der gesamten Tastatur und des Kabels mit Spülmittelwasser und einem damit angefeuchteten Tuch.

• Reinigung mit Cyber Clean-Reinigungsmasse.

Mäuse

• Bei Funkmäusen die Batterien entfernen (sichere Lagerung) und – falls genug Restladung vorhanden – in der Computertruhe weiterverwenden. Dabei darauf achten, dass die Batterien ausgelaufen sein könnten.
• Reinigung der Maus und des Kabels mit Spülmittelwasser und einem damit angefeuchteten Tuch.
• Ggf. die Maus dabei kurz auseinander schrauben, um Verunreinigungen in den Ritzen und am Scroll-Rad richtig entfernen zu können.
• Reinigung mit Cyber Clean-Reinigungsmasse.

Sonstiges

• Darunter fallen u. a. Kabel, Webcams, Smartphones, Tablets, Laptoptaschen/-hüllen, Lautsprecherboxen, Beamer …
• Ebenfalls mit den oben genannten Mitteln reinigen.

Hardware, die bereits vor oder während der Reinigung offensichtlich nicht mehr für eine Verwendung im Sinne der Computertruhe geeignet ist, fachgerecht entsorgen. Magnetische und flash-basierte Datenträger, deren enthaltene Daten aufgrund von Hardware-Defekten nicht mit mehr mit speziellen Programmen und Verfahren vernichtet werden können, mechanisch zerstören. Hierzu den Datenträger aufschrauben/auseinandernehmen, Magnetscheiben/Speicherchips zerkratzen bzw. zertrümmern und danach fachgerecht entsorgen. Weitere Hinweise hierzu liefert die Prozessbeschreibung Instandsetzung der Hardware.

Inventarisierung

Seriennummern

Computertruhe-Sticker und Seriennummer auf dem Gehäuseseitenteil eines Desktop-PCs.

Vor bzw. nach der Reinigung – bei Rechnern ggf. erst nach dem Testen und der Einrichtung – erhalten folgende Gerätetypen eine Seriennummer:

• Desktops
• Laptops
• Bildschirme
• Videoprojektoren
• Tablets
• Smartphones
• Smartwatches

Um Konflikte zu vermeiden, setzen sich die Seriennummern wie folgt zusammen: Initialen-JJJJMMTT-fortlaufende Nummer

• Initialen: Erster Buchstabe des Vornamens und erster Buchstabe des Nachnamens des Computertruhe-Mitglieds, welches das Gerät inventarisiert.
• JJJJMMTT: Datum des Tages, an dem das Gerät inventarisiert wird.
• fortlaufende Nummer: „1“ für das erste Gerät, dass die Person an diesem Tag inventarisiert, „2“ für das zweite Gerät etc.
• Bsp.: AM-20200722-3

Die Seriennummern werden entweder mit einem Labelprinter erstellt oder auf Blankoetiketten geschrieben und zusammen mit einem Computertruhe e. V.-Aufkleber auf das Gerät geklebt. Wir verwenden hierfür übrigens ausschließlich die rechteckigen Computertruhe e. V.-Aufkleber, da wir diese, im Gegensatz zu den runden, nicht an Dritte verteilen. Bei Desktop-Geräten bietet sich das Gehäuseseitenteil zum Bekleben an, welches den Zugang zum Inneren gewährt, bei Laptops die Unterseite des Gehäuses. Bei Monitoren platziert man die Aufkleber am besten hinten auf das Gehäuse. Smartphones und Tablets müssen nicht unbedingt beklebt werden, wenn dadurch die Optik darunter leidet. In dem Fall kann die Seriennummer lose beigelegt werden.

Das Ziel ist, dass die Geräte eindeutig identifizierbar sind und deren Ausgabe nachvollziehbar ist.

In der Lemgoer Computertruhe wird statt mit den oben genannten Seriennummern mit den Gerätetyp-Bezeichnungen und den Seriennummern der Hersteller in Listen gearbeitet, was sich dort als praktikabler und sinnvoller erwiesen hat, da sich sowieso alle Spenden an einem Ort befinden.

Inventarlisten

Im allgemeinen Bereich der Computertruhe-Cloud gibt es für alle Standorte die Möglichkeit, Inventarlisten zu führen. Diese ermöglichen einen Überblick darüber, welche Hardware gerade in welcher Menge wo lagert und in welchem Zustand (bereits gereinigt, fertig installiert …) sich diese befindet. Dadurch können Kompatibilitäten geprüft, Bedarfe erkannt und Statistiken geführt werden.

Derzeit werden u. a. Listen mit LibreOffice Calc für Desktops/Laptops, Monitore, Videoprojektoren oder Smartphones/Tablets/Smartwatches geführt.

In manchen Inventarliste wird zusätzlich dokumentiert, welche Hardware-Komponenten die Geräte enthalten und welche Schritte des Einrichtungsprozesses bereits erfolgt sind.

Bei Erhalt, nach der Reinigung, spätestens jedoch nach Vergabe der Seriennummer, werden die Sachspenden entsprechend eingetragen.

Alle aktiven Mitglieder können Zugang zu diesem Bereich der Computertruhe-Cloud erhalten.

Da in der Lemgoer Computertruhe Annahme, Aufbereitung, Lagerung und Ausgabe der Geräte an einem Ort gemeinsam von wenigen Personen bewerkstelligt werden, werden hier keine detaillierten Inventarlisten geführt.