Mitgliederverwaltung: Unterschied zwischen den Versionen

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# Mitgliedsantrag als PDF-Dokument im Mitgliederverwaltungstresor ablegen. Anträge, die bspw. per Post als Ausdrucks ankommen, werden entsprechend digitalisiert und danach vernichtet.
 
# Mitgliedsantrag als PDF-Dokument im Mitgliederverwaltungstresor ablegen. Anträge, die bspw. per Post als Ausdrucks ankommen, werden entsprechend digitalisiert und danach vernichtet.
 
# Mitgliedertabelle im Mitgliederverwaltungstresor erweitern.
 
# Mitgliedertabelle im Mitgliederverwaltungstresor erweitern.
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# Datenschutzverpflichtung erstellen und ablegen, wenn ein Mitglied aktiv werden möchte.
 
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## Personenbezogenes Dokument erstellen.
 
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## Dokument, mit Hinweis auf den Upload-Ordner, digital ans Mitglied verschicken.
 
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## Unterschriebene Version aus dem Upload-Ordner in den Mitgliederverwaltungstresor verschieben.
 
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## Mail-Adresse in der Form ''vorname.nachname''@computertruhe.de erstellen.
 
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## Zugänge in den benötigten (''Nextcloud'', ''osTicket'') und evtl. gewünschten Systemen erstellen und in der Mitgliedertabelle dokumentieren.
 
 
# Mitgliedsmailverteiler erweitern.
 
# Mitgliedsmailverteiler erweitern.
 
# Willkommensmail verschicken (siehe Vorlage im Ticketsystem).
 
# Willkommensmail verschicken (siehe Vorlage im Ticketsystem).
 
# Anzahl der Mitglieder auf der Homepage erhöhen.
 
# Anzahl der Mitglieder auf der Homepage erhöhen.
 
# Ein- und Austrittsstatistik aktualisieren.
 
# Ein- und Austrittsstatistik aktualisieren.
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# Willkommenspaket mit folgendem Inhalt erstellen und verschicken:
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# [[Datei:Neumitgliederpaket.jpg|mini|Inhalt des Neumitgliederpakets.]]Willkommenspaket mit folgendem Inhalt erstellen und verschicken:
 
#* 1 Tasse
 
#* 1 Tasse
 
#* 1 Kugelschreiber
 
#* 1 Kugelschreiber
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#* 2 Pins
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#* 1 Webcam-Abdeckung
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#* 5 runde Aufkleber
+
#* 1 Pin
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#* 5 runde Aufkleber (klein)
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#* 5 runde Aufkleber (groß)
 
#* 5 Faltblätter
 
#* 5 Faltblätter
 
# Schatzmeister*in in Kenntnis setzen (➔ Prozess [[Beitragsverwaltung]]).
 
# Schatzmeister*in in Kenntnis setzen (➔ Prozess [[Beitragsverwaltung]]).
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=== Datenschutzverpflichtung ===
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Wenn wir vom Neumitglied eine unterzeichnete Datenschutzverpflichtung erhalten haben, sind folgende Schritte auszuführen:
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# Dokument aus dem [https://cloud.computertruhe.de/f/358601 Upload-Ordner] in den Ordner <code>Datenschutzverpflichtungen</code> im Mitgliederverwaltungstresor verschieben.
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# Mail-Adresse in der Form ''vorname.nachname''@computertruhe.de erstellen.
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# Zugänge in den benötigten (''Nextcloud'', ''osTicket'') und evtl. gewünschten Systemen (z. B. ''Mediawiki'') erstellen und in der Mitgliedertabelle dokumentieren.
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# Zugangsdaten (am besten per ''Signal'') verschlüsselt an das Mitglied schicken.
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# Mitglied per ''Canned Response'' im entsprechenden Ticket über Neumitglieder-Workshop informieren.
  
 
== Kündigung einer Mitgliedschaft ==
 
== Kündigung einer Mitgliedschaft ==
  
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# Bestätigungsmail verschicken (siehe Vorlage im Ticketsystem).
 
# Mitgliedsmailverteiler aktualisieren.
 
# Mitgliedsmailverteiler aktualisieren.
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# Mitgliedsantrag aus dem Mitgliederverwaltungstresor löschen.
 
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# Eintrag aus Mitgliedertabelle im Mitgliederverwaltungstresor entfernen.
 
 
# Sofern vorhanden:
 
# Sofern vorhanden:
 
## Datenschutzverpflichtung aus dem Mitgliederverwaltungstresor löschen.
 
## Datenschutzverpflichtung aus dem Mitgliederverwaltungstresor löschen.
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##Zugriff auf ''Mastodon''-Konten entziehen.
 
##Zugriff auf ''Mastodon''-Konten entziehen.
 
##All die Konten auf unseren Systemen deaktivieren/löschen, die in der Mitgliedertabelle dokumentiert sind.
 
##All die Konten auf unseren Systemen deaktivieren/löschen, die in der Mitgliedertabelle dokumentiert sind.
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##Wenn Zugriff auf einen Berechtigungsnachweisformulartresor besteht, die Tresorpassphrase ändern und mit den anderen berechtigten Mitgliedern des entsprechenden Teams teilen.
 
##Bei ehemaligen Vorstandsmitgliedern:
 
##Bei ehemaligen Vorstandsmitgliedern:
 
###Hauptkennwort der Passwortdatenbank ändern und den anderen Mitgliedern auf einem gesicherten Weg zukommen lassen.
 
###Hauptkennwort der Passwortdatenbank ändern und den anderen Mitgliedern auf einem gesicherten Weg zukommen lassen.
 
###Alle Kennwörter innerhalb der Passwortdatenbank neu vergeben.
 
###Alle Kennwörter innerhalb der Passwortdatenbank neu vergeben.
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# Bestätigungsmail verschicken (siehe Vorlage im Ticketsystem).
 
 
# Anzahl der Mitglieder auf der Homepage verringern.
 
# Anzahl der Mitglieder auf der Homepage verringern.
 
# Ein- und Austrittsstatistik aktualisieren.
 
# Ein- und Austrittsstatistik aktualisieren.
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# Mitgliedsantrag aus dem Mitgliederverwaltungstresor löschen.
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# Eintrag aus Mitgliedertabelle im Mitgliederverwaltungstresor entfernen.
 
# Schatzmeister*in in Kenntnis setzen (➔ Prozess [[Beitragsverwaltung]]).
 
# Schatzmeister*in in Kenntnis setzen (➔ Prozess [[Beitragsverwaltung]]).

Aktuelle Version vom 18. November 2024, 18:32 Uhr

Neumitgliedschaft

  1. Mitgliedsantrag als PDF-Dokument im Mitgliederverwaltungstresor ablegen. Anträge, die bspw. per Post als Ausdrucks ankommen, werden entsprechend digitalisiert und danach vernichtet.
  2. Mitgliedertabelle im Mitgliederverwaltungstresor erweitern.
  3. Mitgliedsmailverteiler erweitern.
  4. Willkommensmail verschicken (siehe Vorlage im Ticketsystem).
  5. Anzahl der Mitglieder auf der Homepage erhöhen.
  6. Ein- und Austrittsstatistik aktualisieren.
  7. Inhalt des Neumitgliederpakets.
    Willkommenspaket mit folgendem Inhalt erstellen und verschicken:
    • 1 Tasse
    • 1 Kugelschreiber
    • 1 Webcam-Abdeckung
    • 1 Pin
    • 5 runde Aufkleber (klein)
    • 5 runde Aufkleber (groß)
    • 5 Faltblätter
  8. Schatzmeister*in in Kenntnis setzen (➔ Prozess Beitragsverwaltung).

Datenschutzverpflichtung

Wenn wir vom Neumitglied eine unterzeichnete Datenschutzverpflichtung erhalten haben, sind folgende Schritte auszuführen:

  1. Dokument aus dem Upload-Ordner in den Ordner Datenschutzverpflichtungen im Mitgliederverwaltungstresor verschieben.
  2. Mail-Adresse in der Form vorname.nachname@computertruhe.de erstellen.
  3. Zugänge in den benötigten (Nextcloud, osTicket) und evtl. gewünschten Systemen (z. B. Mediawiki) erstellen und in der Mitgliedertabelle dokumentieren.
  4. Zugangsdaten (am besten per Signal) verschlüsselt an das Mitglied schicken.
  5. Mitglied per Canned Response im entsprechenden Ticket über Neumitglieder-Workshop informieren.

Kündigung einer Mitgliedschaft

  1. Bestätigungsmail verschicken (siehe Vorlage im Ticketsystem).
  2. Mitgliedsmailverteiler aktualisieren.
  3. Sofern vorhanden:
    1. Datenschutzverpflichtung aus dem Mitgliederverwaltungstresor löschen.
    2. Schlüssel zu Räumlichkeiten, wie bspw. Lagerräume, einfordern.
    3. Mail-Adresse löschen.
    4. Signal-Kontakt aus allen Gruppen entfernen, die keine Standortgruppen sind. Letztere entscheiden selbst, ob sie Nicht-Mitglieder in ihren Gruppen dulden.
    5. Zugriff auf Mastodon-Konten entziehen.
    6. All die Konten auf unseren Systemen deaktivieren/löschen, die in der Mitgliedertabelle dokumentiert sind.
    7. Wenn Zugriff auf einen Berechtigungsnachweisformulartresor besteht, die Tresorpassphrase ändern und mit den anderen berechtigten Mitgliedern des entsprechenden Teams teilen.
    8. Bei ehemaligen Vorstandsmitgliedern:
      1. Hauptkennwort der Passwortdatenbank ändern und den anderen Mitgliedern auf einem gesicherten Weg zukommen lassen.
      2. Alle Kennwörter innerhalb der Passwortdatenbank neu vergeben.
  4. Anzahl der Mitglieder auf der Homepage verringern.
  5. Ein- und Austrittsstatistik aktualisieren.
  6. Mitgliedsantrag aus dem Mitgliederverwaltungstresor löschen.
  7. Eintrag aus Mitgliedertabelle im Mitgliederverwaltungstresor entfernen.
  8. Schatzmeister*in in Kenntnis setzen (➔ Prozess Beitragsverwaltung).
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