Mitgliederverwaltung: Unterschied zwischen den Versionen

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== Neumitgliedschaft ==
 
== Neumitgliedschaft ==
  
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# Analoge oder digitale Version des Mitgliedsantrags erstellen:
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# Mitgliedsantrag als PDF-Dokument im Mitgliederverwaltungstresor ablegen. Anträge, die bspw. per Post als Ausdrucks ankommen, werden entsprechend digitalisiert und danach vernichtet.
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#* Analoge Version im entsprechenden Ordner abheften.
 
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#* Digitale Version in Form eines PDF-Dokuments im Mitgliederverwaltungstresor ablegen.
 
 
# Mitgliedertabelle im Mitgliederverwaltungstresor erweitern.
 
# Mitgliedertabelle im Mitgliederverwaltungstresor erweitern.
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# Bei aktiv mitarbeitendem Mitglied: Personenbezogene Datenschutzverpflichtung erstellen, verschicken und unterschriebene Version im Mitgliederverwaltungstresor ablegen. Evtl. vorhandene analoge Dokumente danach vernichten.
 
 
# Mitgliedsmailverteiler erweitern.
 
# Mitgliedsmailverteiler erweitern.
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# Willkommensmail verschicken.
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# Willkommensmail verschicken (siehe Vorlage im Ticketsystem).
 
# Anzahl der Mitglieder auf der Homepage erhöhen.
 
# Anzahl der Mitglieder auf der Homepage erhöhen.
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# Schatzmeister*in in Kenntnis setzen (➔ Prozess [[Beitragsverwaltung]]).
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# Ein- und Austrittsstatistik aktualisieren.
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# Willlkommenspaket mit folgendem Inhalt erstellen und verschicken:
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# [[Datei:Neumitgliederpaket.jpg|mini|Inhalt des Neumitgliederpakets.]]Willkommenspaket mit folgendem Inhalt erstellen und verschicken:
 
#* 1 Tasse
 
#* 1 Tasse
 
#* 1 Kugelschreiber
 
#* 1 Kugelschreiber
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#* 2 Pins
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#* 1 Webcam-Abdeckung
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#* 5 runde Aufkleber
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#* 1 Pin
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#* 3 Faltblätter
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#* 5 runde Aufkleber (klein)
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#* 5 runde Aufkleber (groß)
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#* 5 Faltblätter
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# Schatzmeister*in in Kenntnis setzen (➔ Prozess [[Beitragsverwaltung]]).
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=== Datenschutzverpflichtung ===
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Wenn wir vom Neumitglied eine unterzeichnete Datenschutzverpflichtung erhalten haben, sind folgende Schritte auszuführen:
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# Dokument aus dem [https://cloud.computertruhe.de/f/358601 Upload-Ordner] in den Ordner <code>Datenschutzverpflichtungen</code> im Mitgliederverwaltungstresor verschieben.
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# Mail-Adresse in der Form ''vorname.nachname''@computertruhe.de erstellen.
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# Zugänge in den benötigten (''Nextcloud'', ''osTicket'') und evtl. gewünschten Systemen (z. B. ''Mediawiki'') erstellen und in der Mitgliedertabelle dokumentieren.
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# Zugangsdaten (am besten per ''Signal'') verschlüsselt an das Mitglied schicken.
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# Mitglied per ''Canned Response'' im entsprechenden Ticket über Neumitglieder-Workshop informieren.
  
 
== Kündigung einer Mitgliedschaft ==
 
== Kündigung einer Mitgliedschaft ==
  
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# Mitgliedsantrag vernichten:
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# Bestätigungsmail verschicken (siehe Vorlage im Ticketsystem).
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#* Analoge Version schreddern
 
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#* Digitale Version aus dem Mitgliederverwaltungstresor löschen
 
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# Eintrag aus Mitgliedertabelle im Mitgliederverwaltungstresor entfernen.
 
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# Sofern vorhanden, Datenschutzverpflichtung aus dem Mitgliederverwaltungstresor löschen.
 
 
# Mitgliedsmailverteiler aktualisieren.
 
# Mitgliedsmailverteiler aktualisieren.
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# Bestätigungsmail verschicken.
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# Sofern vorhanden:
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## Datenschutzverpflichtung aus dem Mitgliederverwaltungstresor löschen.
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## Schlüssel zu Räumlichkeiten, wie bspw. Lagerräume, einfordern.
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## Mail-Adresse löschen.
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##''Signal''-Kontakt aus allen Gruppen entfernen, die keine Standortgruppen sind. Letztere entscheiden selbst, ob sie Nicht-Mitglieder in ihren Gruppen dulden.
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##Zugriff auf ''Mastodon''-Konten entziehen.
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##All die Konten auf unseren Systemen deaktivieren/löschen, die in der Mitgliedertabelle dokumentiert sind.
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##Wenn Zugriff auf einen Berechtigungsnachweisformulartresor besteht, die Tresorpassphrase ändern und mit den anderen berechtigten Mitgliedern des entsprechenden Teams teilen.
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##Bei ehemaligen Vorstandsmitgliedern:
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###Hauptkennwort der Passwortdatenbank ändern und den anderen Mitgliedern auf einem gesicherten Weg zukommen lassen.
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###Alle Kennwörter innerhalb der Passwortdatenbank neu vergeben.
 
# Anzahl der Mitglieder auf der Homepage verringern.
 
# Anzahl der Mitglieder auf der Homepage verringern.
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# Ein- und Austrittsstatistik aktualisieren.
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# Mitgliedsantrag aus dem Mitgliederverwaltungstresor löschen.
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# Eintrag aus Mitgliedertabelle im Mitgliederverwaltungstresor entfernen.
 
# Schatzmeister*in in Kenntnis setzen (➔ Prozess [[Beitragsverwaltung]]).
 
# Schatzmeister*in in Kenntnis setzen (➔ Prozess [[Beitragsverwaltung]]).

Aktuelle Version vom 18. November 2024, 18:32 Uhr

Neumitgliedschaft

  1. Mitgliedsantrag als PDF-Dokument im Mitgliederverwaltungstresor ablegen. Anträge, die bspw. per Post als Ausdrucks ankommen, werden entsprechend digitalisiert und danach vernichtet.
  2. Mitgliedertabelle im Mitgliederverwaltungstresor erweitern.
  3. Mitgliedsmailverteiler erweitern.
  4. Willkommensmail verschicken (siehe Vorlage im Ticketsystem).
  5. Anzahl der Mitglieder auf der Homepage erhöhen.
  6. Ein- und Austrittsstatistik aktualisieren.
  7. Inhalt des Neumitgliederpakets.
    Willkommenspaket mit folgendem Inhalt erstellen und verschicken:
    • 1 Tasse
    • 1 Kugelschreiber
    • 1 Webcam-Abdeckung
    • 1 Pin
    • 5 runde Aufkleber (klein)
    • 5 runde Aufkleber (groß)
    • 5 Faltblätter
  8. Schatzmeister*in in Kenntnis setzen (➔ Prozess Beitragsverwaltung).

Datenschutzverpflichtung

Wenn wir vom Neumitglied eine unterzeichnete Datenschutzverpflichtung erhalten haben, sind folgende Schritte auszuführen:

  1. Dokument aus dem Upload-Ordner in den Ordner Datenschutzverpflichtungen im Mitgliederverwaltungstresor verschieben.
  2. Mail-Adresse in der Form vorname.nachname@computertruhe.de erstellen.
  3. Zugänge in den benötigten (Nextcloud, osTicket) und evtl. gewünschten Systemen (z. B. Mediawiki) erstellen und in der Mitgliedertabelle dokumentieren.
  4. Zugangsdaten (am besten per Signal) verschlüsselt an das Mitglied schicken.
  5. Mitglied per Canned Response im entsprechenden Ticket über Neumitglieder-Workshop informieren.

Kündigung einer Mitgliedschaft

  1. Bestätigungsmail verschicken (siehe Vorlage im Ticketsystem).
  2. Mitgliedsmailverteiler aktualisieren.
  3. Sofern vorhanden:
    1. Datenschutzverpflichtung aus dem Mitgliederverwaltungstresor löschen.
    2. Schlüssel zu Räumlichkeiten, wie bspw. Lagerräume, einfordern.
    3. Mail-Adresse löschen.
    4. Signal-Kontakt aus allen Gruppen entfernen, die keine Standortgruppen sind. Letztere entscheiden selbst, ob sie Nicht-Mitglieder in ihren Gruppen dulden.
    5. Zugriff auf Mastodon-Konten entziehen.
    6. All die Konten auf unseren Systemen deaktivieren/löschen, die in der Mitgliedertabelle dokumentiert sind.
    7. Wenn Zugriff auf einen Berechtigungsnachweisformulartresor besteht, die Tresorpassphrase ändern und mit den anderen berechtigten Mitgliedern des entsprechenden Teams teilen.
    8. Bei ehemaligen Vorstandsmitgliedern:
      1. Hauptkennwort der Passwortdatenbank ändern und den anderen Mitgliedern auf einem gesicherten Weg zukommen lassen.
      2. Alle Kennwörter innerhalb der Passwortdatenbank neu vergeben.
  4. Anzahl der Mitglieder auf der Homepage verringern.
  5. Ein- und Austrittsstatistik aktualisieren.
  6. Mitgliedsantrag aus dem Mitgliederverwaltungstresor löschen.
  7. Eintrag aus Mitgliedertabelle im Mitgliederverwaltungstresor entfernen.
  8. Schatzmeister*in in Kenntnis setzen (➔ Prozess Beitragsverwaltung).
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