Weitergabe von Sachspenden

Kontaktaufnahme Empfänger*in → Computertruhe e. V.

Empfänger*innen kontaktieren uns über das Kontaktformular unserer Website.

Dort haben sie die Möglichkeit, uns Informationen zu ihrer Sachspende und Kontaktmöglichkeiten zu nennen und sich über unsere Datenschutzordnung für Empfänger*innen zu informieren.

Durch das Absenden des ausgefüllten Kontaktformulars wird automatisch ein Ticket in unserem Ticketsystem angelegt.

Deshalb sollten alle Empfänger*innen darum gebeten werden, das Kontaktformular zu nutzen, da ansonsten Tickets manuell von uns angelegt werden müssen oder Sachspendenvorgänge ggf. nicht optimal koordiniert und durchgeführt werden können.

Kontaktaufnahme Computertruhe e. V. → Empfänger*in

Die Vorstandsmitglieder und aktiven Vereinsmitglieder, die Zugang zum Ticketsystem haben, weisen sich die Tickets gegenseitig zu und kontaktieren die Empfänger*innen.

Übergabe der Sachspende

Prüfen und Dokumentieren des Bedürftigkeitsnachweises

Vor der Übergabe ist darauf zu achten, dass der Bedürftigkeitsnachweis gültig ist und den/die Empfänger*in z. B. als Geflüchtete*n oder Sozialhilfeempfänger*in ausweist.

Mögliche Bedürftigkeitsnachweise

Aufenthaltstitel mit Flüchtlingsstatus

Bei Aufenthaltstiteln ist vor Übergabe darauf zu achten, dass aus diesen der Status als anerkannte*r (Kontingents-)Flüchtling, subsidiär Schutzberechtigte*r oder Person mit Asyl oder Abschiebungsverbot hervorgeht, da wir laut AO § 52 Absatz 2, Nr. 10 nur zur „Förderung der Hilfe … für Flüchtlinge“ als gemeinnützig anerkannt sind. Bei einem Aufenthaltstitel ist die Rechtsgrundlage zu prüfen, die unter den Anmerkungen angegeben ist (siehe Abb. rechts). Hieran erkennt man, ob der Aufenthaltstitel aufgrund eines Flüchtlingsstatus erteilt wurde oder aus einem der anderen Gründe, die dann von uns nicht förderbar sind. Die Paragraphen des Aufenthaltgesetzes, die einen Flüchtlingsstatus bedeuten, sind §23 Abs 1 und §25 Abs 1 bis 3 sowie §22 und §24. §32 Abs. 1 Nr. 2 ist förderfähig, alle anderen Absätze oder Nummern in diesem Paragraphen aber nicht! Nicht aussagekräftig hingegen ist §34 Abs 2 zum Familiennachzug, da dieser bei allen Ausländern mit Aufenthaltserlaubnis - nicht nur bei Flüchtlingen - angewandt werden kann, §25b oder die §§18-21. Andere Arten von Dokumenten, wie Aufenthaltsgestattungen (für Personen im Asylverfahren), Duldungen (bei abgelehnten Asylantrag) und Fiktionsbescheinigungen (für Personen im Antragsverfahren für einen anderweitigen Aufenthaltstitel) oder Visa, dürfen nicht als Nachweis der Bedürftigkeit anerkannt werden, da kein Flüchtlingsstatus vorliegt (es sei denn, dieser ist auf dem Dokument explizit aufgeführt!).

tl;dr: Nur ein Aufenthaltstitel kann den Flüchtlingsstatus belegen. Dabei ist der Paragraph in den Anmerkungen wichtig:
✓ § 22
✓ § 23 Abs 1
✓ § 24
✓ § 25 Abs 1 bis 3
✓ § 32 Abs 1 Nr 2 (andere in diesem Paragraphen nicht!)
✗ § 18 bis 21
✗ § 25b
✗ § 26
✗ § 34
Bei anderen Paragraphen musst du entweder selbst recherchieren oder nachfragen.

Nachweis Sozialleistungen

Hier genügt in der Regel eine Kopie der ersten Seite des Bescheids. Es müssen auf jeden Fall der Name der bedürftigen Person, der Zeitraum und die Tatsache, dass eine finanzielle Förderung erfolgt, ersichtlich sein. Die Höhe der Förderung ist nicht relevant. Zudem muss selbstverständlich das Übergabedatum des Rechners innerhalb des Förderzeitraums liegen. Zu den Sozialleistungen, bei denen die Bedürftigkeit geprüft wird, gehören:

Bürgergeld (bis 31.12.2022: ALG 2/„Hartz IV“, Sozialgeld) (SGB II)
Sozialhilfe, Analogleistungen nach §2 AsylbLG (SGB XII)
Grundsicherung im Alter und bei Erwerbsminderung (SGB XII)
Wohngeld (Wohngeldgesetz)
Kriegsopferfürsorge (§ 27a Bundesversorgungsgesetz)
Kinderzuschlag (§ 6a Bundeskindergeldgesetz)

Freistellungsbescheid der Gemeinnützigkeit vom Finanzamt

Falls die Empfängerin eine gemeinnützige Einrichtung ist, wird ein Freistellungsbescheid als Nachweis benötigt. Ein Freistellungsbescheid für eine gemeinnützige Körperschaft ist ab Ausstellungsdatum des Finanzamts fünf Jahre lang gültig. Der im Titel genannte Zeitraum (z. B. 2017-2019) betrifft den steuerlichen Prüfungszeitraum, für den der Bescheid ausgestellt wurde, nicht jedoch dessen Gültigkeit. Eine Ausnahme sind Freistellungsbescheide für neu gegründete Organisationen. Diese sind ab Ausstellungsdatum nur drei Jahre gültig. Es ist aber bei den Bescheiden angegeben, wie viele Jahre ab Ausstellungsdatum sie gültig sind. Diese Angaben finden sich unter "Hinweise zur Ausstellung von Zuwendungsbescheinigungen". Hier sind die Abschnitte "Zuwendungsbestätigungen für Spenden" und der dritte Abschnitt mit der Gültigkeitsdauer der Bescheinigung.

Ukraine-Hilfe

Hintergrund

Am 17. März 2022 hat das Bundesfinanzministerium einen „Katastrophenerlass“ verkündet. Dieser sieht Erleichterungen für die Ausgabe von Spenden an durch den Krieg in der Ukraine Geschädigte vor und gilt für Maßnahmen, die vom 24. Februar 2022 bis zum 31. Dezember 2022 durchgeführt werden. Nähere Erläuterungen sind auch in der Pressemitteilung „Steuerliche Entlastungen im Zusammenhang mit Ukraine-Krieg“ des Landes Baden-Württemberg zu finden.

Am 17. November 2022 gab das BMF die Verlängerung der Erleichterungen bis zum 31. Dezember 2023 bekannt.

Was bedeutet dies für uns?

In dem obigen Erlass steht:

„Neben der Verwendung der eingeworbenen Spendenmittel (Abschnitt I.) ist es ausnahmsweise auch unschädlich für die Steuerbegünstigung der Körperschaft, wenn sie sonstige bei ihr vorhandene Mittel, die keiner anderweitigen Bindungswirkung unterliegen, ohne Änderung der Satzung zur unmittelbaren Unterstützung der vom Krieg in der Ukraine Geschädigten einsetzt.“

und

„In entsprechender Anwendung der Nummer 12 des AEAO zu § 53 AO kann bei vom Krieg in der Ukraine Geschädigten auf den Nachweis der Hilfebedürftigkeit verzichtet werden.“

Konkret heißt dies: Wir brauchen bei der Ausgabe von Hardware an „vom Krieg in der Ukraine Geschädigte“ keinen Bedürftigkeitsnachweis. Wir müssen nur glaubhaft darstellen können, dass eine Person durch den Krieg in der Ukraine geschädigt wurde. Hiervon ist bei Geflüchteten aus der Ukraine grundsätzlich auszugehen.

Welchen Nachweis benötigen wir dennoch?

Wir benötigen zwar keinen Bedürftigkeitsnachweis wie bei unseren anderen Spendenausgaben, aber müssen glaubhaft machen, dass wir die Hardware an eine vom Krieg in der Ukraine geschädigte Person, also an eine Person, die wegen des Krieges aus der Ukraine geflüchtet ist, abgegeben haben. Diese Glaubhaftmachung kann unseres Erachtens wie folgt erbracht werden:

• Bei ukrainischen Staatsbürger*innen durch die Vorlage eines ukrainischen Ausweises oder Passes und der Angabe des Wohnortes in der Ukraine vor der Flucht.
• Bei anderen Personen, die vor ihrer Flucht in der Ukraine wohnten oder dort ihren Aufenthalt hatten, aber keine ukrainische Staatsbürgerschaft besaßen, u. a. durch
  • Nachweis, dass an einer ukrainischen Universität studiert wurde,
  • Nachweis, dass eine Aufenthaltserlaubnis für die Ukraine vorlag oder
  • Nachweis eines Wohnsitzes in der Ukraine.

Wie dokumentieren wir die Ausgabe?

Wir sollten bei der Ausgabe der Hardware nur folgende Angaben erheben:

• Vor- und Nachname,
• Wohnort in der Ukraine vor der Flucht und
• Angabe ob die ukrainische Staatsbürgerschaft vorliegt und falls nicht, Grund des Aufenthalts in der Ukraine. Dabei genügt eine Sichtprüfung des Dokuments. Wir müssen also keine Kopie davon anfertigen und speichern.

Hierfür haben wir eine speziell angepasste Bedürftigkeitsnachweisvorlage erstellt.

Weitere wichtige Hinweise

Das Gültigkeitsdatum ist insbesondere bei Aufenthaltstiteln von Flüchtlingen wichtig, da wir nach Ablauf nicht mehr berechtigt sind, diese zu fördern und uns im schlimmsten Falle sogar strafbar machen.

Sollte eine Person mehrere Geräte erhalten, welche nicht auf einmal übergeben werden können, muss für jeden Übergabeprozess eine erneute Berechtigungsprüfung erfolgen. D. h. es muss geprüft werden, ob der bereits vorliegende Nachweis noch gültig ist und wenn nicht, ein neuer eingefordert werden.

Der Bedürftigkeitsnachweis wird nach der Prüfung digital fotografiert oder gescannt. Dabei unbedingt darauf achten, dass die angefertigten Dateien nicht automatisch in Cloud-Speicher/-Backups oder andere entfernte Systeme übertragen werden!

Danach wird der Bedürftigkeitsnachweis direkt verschlüsselt in der Computertruhe-Cloud in Form eines Dokuments „Bedürftigkeitsnachweis“ gesichert (weiteres siehe Prozessbeschreibung Erstellung und Aufbewahrung der Bedürftigkeitsnachweise).

Informationen, die bei der Übergabe weitergegeben werden

• Die Kopie des Bedürftigkeitsnachweises benötigen wir nur dafür, dass wir im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt nachweisen können, dass wir die Geräte auch nur an bedürftige Personen oder andere gemeinnützige Organisationen weitergegeben haben. Die Kopie wird von uns sicher verwahrt und außer den aktiven Mitgliedern und dem Vorstandsteam bekommt diese niemand zu Gesicht.
• Alle Geräte, die wir weitergeben, sind in der Regel gebraucht. Sie werden von uns gewissenhaft gereinigt, getestet, repariert, aufgerüstet und neu eingerichtet. Dennoch können wir deren Funktionsfähigkeit nicht wie ein Händler gewährleisten oder eine Garantie darauf geben.
• Sollte ein Gerät (aufgrund eines Hardware-Defekts) nicht mehr funktionieren, so kann sich die/der Empfänger*in nochmals mit diesem Gerät an uns wenden und wir bieten gerne – sofern verfügbar – Ersatz an. Dabei sind aber unbedingt etwaige Wartelisten zu berücksichtigen, sofern die Übergabe schon längere Zeit zurückliegt.
• Wir bieten keine Reparaturen und sonstige Hilfen bei Anwendungs- oder Software-Problemen an, da wir hierfür aktuell keine Ressourcen haben. Leben die Hilfesuchenden im Raum Emmendingen, können sie an unseren Partnerverein PC-Initative Elztal e. V. verwiesen werden.
• Je nachdem, wie viel Zeit zur Verfügung steht, wo die Übergabe stattfindet, welche Art von Gerät übergeben wird und wie der Kenntnisstand der/des Empfänger*in/Empfängers ist, erfolgt eine Einweisung in den Umgang mit dem Gerät: Aufbau, Ausstattung, Betriebssystem, wichtige Programme (wie z. B. Webbrowser, Office-Paket, Multimedia-Programme, ggf. Anti-Viren-Software …), Update-Einstellungen, Umstellung der Tastaturbelegung bzw. des Rechners auf andere Sprachen …