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| erstellung_aufbewahrung_berechtigungsnachweise [2025-06-05 21:35] – johannes.heichele | erstellung_aufbewahrung_berechtigungsnachweise [2025-06-05 21:42] (aktuell) – johannes.heichele |
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| ===== Vorlagen ===== | ===== Vorlagen ===== |
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| In unserer Cloud befinden sich zwei Textdokumentvorlagen im //OpenDocument//-Textformat (''JJJJ-MM-TT - #00000 (Berechtigungsnachweisvorlage).ott'' und ''JJJJ-MM-TT - #00000 (Berechtigungsnachweisvorlage für Ukraine-Hilfe).ott''). Aus diesen werden Berechtigungsnachweisformulare erstellt, in die die Nachweise der Spendenempfänger*innen sowie einige weitere zusätzliche Metadaten eingebettet sind. Die Vorlagen befinden sich zudem gemeinsam mit den Berechtigungsnachweisformularen ebenfalls in den //Cryptomator//-Tresoren der verschiedenen Standorte. | In unserer Cloud befinden sich zwei [[https://cloud.computertruhe.de/f/9340|Textdokumentvorlagen]] im //[[https://de.wikipedia.org/wiki/OpenDocument|OpenDocument-]]//Textformat (''JJJJ-MM-TT - #00000 (Berechtigungsnachweisvorlage).ott'' und ''JJJJ-MM-TT - #00000 (Berechtigungsnachweisvorlage für Ukraine-Hilfe).ott''). Aus diesen werden Berechtigungsnachweisformulare erstellt, in die die Nachweise der Spendenempfänger*innen sowie einige weitere zusätzliche Metadaten eingebettet sind. Die Vorlagen befinden sich zudem gemeinsam mit den Berechtigungsnachweisformularen ebenfalls in den //[[cryptomator|Cryptomator-]]//Tresoren der verschiedenen Standorte. |
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| In der Cloud befinden sich übrigens einige Beispielnachweise, so dass sich v. a. neue Mitglieder ein Bild davon machen können, wie gültige Nachweise aussehen können. | In der Cloud befinden sich übrigens einige Beispielnachweise, so dass sich v. a. neue Mitglieder ein Bild davon machen können, wie gültige Nachweise aussehen können. |
| * Foto bzw. Scan des Nachweises | * Foto bzw. Scan des Nachweises |
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| Das Dokument sollte im PDF/A-Format (ISO 19005) gespeichert werden, welches z. B. problemlos mit //LibreOffice Writer// erzeugt werden kann. | Das Dokument sollte im [[https://de.wikipedia.org/wiki/PDF/A|PDF/A]]-Format (ISO 19005) gespeichert werden, welches z. B. problemlos mit //LibreOffice Writer// erzeugt werden kann. |
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| Beim Export muss darauf geachtet werden, dass kein PDF-Formular erzeugt wird. Bei //LibreOffice Writer// sollte man daher in den ''PDF-Optionen'' (zu erreichen über ''Datei'' > ''Exportieren als'' > ''Als PDF exportiere...'') prüfen, dass dort bei ''PDF-Formular erzeugen'' kein Häkchen gesetzt ist. | Beim Export muss darauf geachtet werden, dass kein PDF-Formular erzeugt wird. Bei //LibreOffice Writer// sollte man daher in den ''PDF-Optionen'' (zu erreichen über ''Datei'' > ''Exportieren als'' > ''Als PDF exportiere...'') prüfen, dass dort bei ''PDF-Formular erzeugen'' **kein** Häkchen gesetzt ist. |
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| Zudem muss der Dateiname ''JJJJ-MM-TT - #XXXXX.pdf'' lauten und mit dem Übergabedatum identisch sein. Dabei steht ''JJJJ'' für das Jahr, ''MM'' für den Monat, ''TT'' für den Tag und ''#XXXXX'' für die Ticketnummer. | Zudem muss der Dateiname ''JJJJ-MM-TT - #XXXXX.pdf'' lauten und mit dem Übergabedatum identisch sein. Dabei steht ''JJJJ'' für das Jahr, ''MM'' für den Monat, ''TT'' für den Tag und ''#XXXXX'' für die Ticketnummer. |
| ==== Erweitertes Formular für die Ukraine-Hilfe ==== | ==== Erweitertes Formular für die Ukraine-Hilfe ==== |
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| Im Rahmen der Ukraine-Hilfe haben wir das Berechtigungsnachweisformular etwas modifiziert und ins Ukrainische übersetzt. Weitere Infos dazu finden sich in unserem Artikel zur Weitergabe von Sachspenden. | Im Rahmen der Ukraine-Hilfe haben wir das Berechtigungsnachweisformular etwas modifiziert und ins Ukrainische übersetzt. Weitere Infos dazu finden sich in unserem Artikel zur [[weitergabe_sachspenden#ukraine-hilfe|Weitergabe von Sachspenden.]] |
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| ====== Aufbewahrung ====== | ====== Aufbewahrung ====== |
