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--- erstellung_aufbewahrung_berechtigungsnachweise [2025-06-05 12:08] – angelegt johannes.heichele
+++ erstellung_aufbewahrung_berechtigungsnachweise [2025-06-05 21:42] (aktuell) – johannes.heichele
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+====== Erstellung und Aufbewahrung der Berechtigungsnachweise ======
+Die von uns erstellten Berechtigungsnachweisformulare dienen hauptsächlich als Nachweis für unsere gemeinnützige Arbeit gegenüber dem Finanzamt.
+Sie dienen aber auch der Erfassung statistischer Daten und liefern bspw. Informationen darüber, wie viele Geräte von welchen Gerätetypen an welchen Standorten zu welchen Zeitpunkten herausgegeben wurden.
+====== Erstellung ======
+===== Vorlagen =====
+In unserer Cloud befinden sich zwei [[https://cloud.computertruhe.de/f/9340|Textdokumentvorlagen]] im //[[https://de.wikipedia.org/wiki/OpenDocument|OpenDocument-]]//Textformat (''JJJJ-MM-TT - #00000 (Berechtigungsnachweisvorlage).ott'' und ''JJJJ-MM-TT - #00000 (Berechtigungsnachweisvorlage für Ukraine-Hilfe).ott''). Aus diesen werden Berechtigungsnachweisformulare erstellt, in die die Nachweise der Spendenempfänger*innen sowie einige weitere zusätzliche Metadaten eingebettet sind. Die Vorlagen befinden sich zudem gemeinsam mit den Berechtigungsnachweisformularen ebenfalls in den //[[cryptomator|Cryptomator-]]//Tresoren der verschiedenen Standorte.
+In der Cloud befinden sich übrigens einige Beispielnachweise, so dass sich v. a. neue Mitglieder ein Bild davon machen können, wie gültige Nachweise aussehen können.
+===== Format =====
+Die Datei ''JJJJ-MM-TT - #1138 (Beispiel im PDF-A-Format).pdf'', die ebenfalls in dem Ordner abgelegt ist, in denen sich die Vorlagen befinden, zeigt beispielhaft, wie das endgültige Berechtigungsnachweisformular aussehen muss. Darin werden die folgenden Informationen abgelegt:
+  * Ticket-Nummer
+  * Name des/der Empfänger*in oder der gemeinnützigen Organisation
+  * Übergabedatum (im Falle des Versands soll hier das Datum angegeben werden, an dem das Paket versandfertig gemacht wurde)
+  * Seriennummern der übergebenen Geräte aufgeschlüsselt nach dem Gerätetyp
+  * Notizen (optional)
+  * Foto bzw. Scan des Nachweises
+Das Dokument sollte im [[https://de.wikipedia.org/wiki/PDF/A|PDF/A]]-Format (ISO 19005) gespeichert werden, welches z. B. problemlos mit //LibreOffice Writer// erzeugt werden kann.
+Beim Export muss darauf geachtet werden, dass kein PDF-Formular erzeugt wird. Bei //LibreOffice Writer// sollte man daher in den ''PDF-Optionen'' (zu erreichen über ''Datei'' > ''Exportieren als'' > ''Als PDF exportiere...'') prüfen, dass dort bei ''PDF-Formular erzeugen'' **kein** Häkchen gesetzt ist.
+Zudem muss der Dateiname ''JJJJ-MM-TT - #XXXXX.pdf'' lauten und mit dem Übergabedatum identisch sein. Dabei steht ''JJJJ'' für das Jahr, ''MM'' für den Monat, ''TT'' für den Tag und ''#XXXXX'' für die Ticketnummer.
+==== Erweitertes Formular für die Ukraine-Hilfe ====
+Im Rahmen der Ukraine-Hilfe haben wir das Berechtigungsnachweisformular etwas modifiziert und ins Ukrainische übersetzt. Weitere Infos dazu finden sich in unserem Artikel zur [[weitergabe_sachspenden#ukraine-hilfe|Weitergabe von Sachspenden.]]
+====== Aufbewahrung ======
+Die von uns erzeugten Berechtigungsnachweisformulare werden direkt **verschlüsselt in der Cloud** abgelegt. Für die Verschlüsselung wird hierbei das Open Source-Programm //Cryptomator// verwendet, welches für //GNU/Linux//, //Windows//, //macOS//, //Android// und //iOS// verfügbar ist. Jeder Standort besitzt unter ''/[NAME DES STANDORTS]/Berechtigungsnachweise/Tresor'' seinen eigenen sogenannten Tresor (die zugehörige Passphrase erhält man direkt vom Vorstandsteam). Dieser kann mit //Cryptomator// geöffnet werden und verhält sich danach wie ein herkömmliches Laufwerk, in dem die Dateien abgespeichert werden.
+Anschließend müssen alle personenbezogenen Daten, die für die Erstellung der Berechtigungsnachweisformulare verwendet wurden, auf allen mobilen Datenträgern (z. B. Smartphone, SD-Karte etc.) und lokalen Datenträgern (z. B. SSD und Festplatte) unverzüglich gelöscht werden.