Planung von eigenen Veranstaltungen
Die Informationen auf dieser Seite sollen uns bei der Veranstaltungsplanung helfen, in dem nichts Wichtiges vergessen oder übersehen wird.
Was?
Wann?
Wochentag und komplettes Datum (z. B. Samstag, 11. März 2017)
Uhrzeit (z. B. von 14 bis 18 Uhr)
Etwaige Auf- und Abbauzeiten berücksichtigen
Wo?
Name des Ortes (z. B. Café im Roten Haus)
Komplette Adresse (z. B. Emmendinger Straße 3, 79183 Waldkirch)
Ist der Veranstaltungsort barrierefrei (unbedingt zu empfehlen) oder nicht?
Wer?
Liste der Vereinsmitglieder, die vor Ort sein werden
Sollen externe Referent*innen eingeladen werden?
Vor der Veranstaltung
Wie lange vorher sollte die Reservierung durchgefüht werden?
Gibt es eine Schlüsselübergabe?
Muss eine Kaution hinterlegt werden?
Spätestens 10 Tage vor der Veranstaltung muss der Verein Deusches Ehrenamt e. V. wegen der Veranstaltungshaftpflichtversicherung benachrichtig werden. Am besten in diesem Fall an den Vorstand wenden.
Ressourcen am Veranstaltungsort
Technik
Welche technischen Geräte werden benötigt?
Computer, z. B. zur Anzeige von Präsentationsfolien
Beamer mit Leinwand
Laserpointer
Fotoapparat, um Bilder für die Presse und die Website schießen zu können
Verlängerungsstromkabel und/oder Mehrfachsteckdosen
Info- und Werbematerial
Welches Info- und Werbematerial soll ausgelegt werden und ist genügend davon vorhanden?
Faltblätter/Flyer inkl. Displayständer
Aufkleber
Anstecknadeln
Computertruhe-Schilder/-Banner
Infoblätter zu speziellen Themen
Mitgliedsanträge
Pressemappen/-zettel mit Basisinformationen zur Computertruhe vorrätig haben
Sonstige Materialien
Schilder/Wegweiser aufhängen, damit die Veranstaltungsraum leichter gefunden werden kann
Infotisch für die Computertruhe und evtl. weitere Infotische für zusätzlich teilnehmende/anwesende Organisationen
Spendenkasse
Befestigungsmaterialien, wie z. B. Klebebänder oder Kabelbinder
Schneidwerkzeuge, wie z. B. Schere oder Abbrechklingenmesser
Kleine Geschenke für externe Referent*innen
Speisen und Getränke
Sollen Speisen und Getränke angeboten werden?
Zeitplan
Zeitplan für Veranstaltungsplanung
Auswahl und Reservierung der Lokation (z. T. mindestens acht Wochen vorab sinnvoll)
Betreuung externe Referent*innen
Kontaktdaten austauschen, ggf. Ansprechpartner*in festlegen
Rahmenbedingungen der Veranstaltung (Ort, Zeit, technische Gegebenheiten vor Ort etc.) frühzeitig mitteilen
Inhalte für Vortrag/Workshop abstecken
Titel und Kurzbeschreibung für den Vortrag anfordern/festlegen
Falls vorhanden, Logo des Vereins/der Initiative in druckfähigem Format anfordern
Gestaltung von Werbemitteln
Verteilung/Auslegen der Werbemittel
Rechtzeitiger Versand der Pressemitteilung
Zeitplan für Veranstaltungstag
Aufbau
Puffer für Menschen, die zu spät kommen, einplanen
Begrüßung inkl. Bekanntgabe organisatorischer Details (WCs, Speisen und Getränke, Fotos, Spenden etc.)
Pausen nicht vergessen
Keine allzu langen Vorträge zulassen
Abbau inkl. aufräumen und reinigen des Veranstaltungsortes
Werbung
Flyer, Faltblätter, Aushänge, Plakate gestalten
Planung der Verteilung des Werbematerials (Wer verteilt was, wann, wo?)
Pressemitteilung erstellen und der lokalen Presse zukommen lassen (Redaktionsschluss berücksichtigen!)
Blog-Artikel auf der Website veröffentlichen (kann identisch mit der Pressemitteilung sein)
Blog-Artikel in den Social Media-Netzwerken verteilen
Teilnehmende Gruppen, Vereine und sonstige Multiplikatoren anschreiben
Verpflegung
Tee, Wasserkocher
Kaffee, Kaffeemaschine, Kaffeefilter
Zucker, Milch
Kalte Getränke (Mineralwasser, Saftschorlen)
Servietten, Küchenrolle
Müllbeutel
Spülmittel, Spüllappen, Geschirrtücher
Gebäck (süß und/oder herzhaft)
Schildchen für die Speisen (wenn möglich auf vegane und vegetarisch lebende Personen Rücksicht nehmen)
Nach der Veranstaltung
Zeitnah eine Pressemitteilung erstellen und versenden
Fotos von der Veranstaltung in die Cloud packen
Diese ggf. auch im bereits bestehenden oder einem neuen Blog-Artikel veröffentlichen
Schlüsselübergabe
Kaution zurückfordern