====== Planung von eigenen Veranstaltungen ======

Die Informationen auf dieser Seite sollen uns bei der Veranstaltungsplanung helfen, in dem nichts Wichtiges vergessen oder übersehen wird.

===== Basisinformationen =====

==== Was? ====

  * Themen rechtzeitig bestimmen
  * Zielgruppe(n) bestimmen

==== Wann? ====

  * Wochentag und komplettes Datum (z. B. Samstag, 11. März 2017)
  * Uhrzeit (z. B. von 14 bis 18 Uhr)
  * Etwaige Auf- und Abbauzeiten berücksichtigen

==== Wo? ====

  * Name des Ortes (z. B. //Café im Roten Haus//)
  * Komplette Adresse (z. B. Emmendinger Straße 3, 79183 Waldkirch)
  * Ist der Veranstaltungsort barrierefrei (unbedingt zu empfehlen) oder nicht?

==== Wer? ====

  * Liste der Vereinsmitglieder, die vor Ort sein werden
  * Sollen externe Referent*innen eingeladen werden?

===== Vor der Veranstaltung =====

  * Wie lange vorher sollte die Reservierung durchgefüht werden?
  * Gibt es eine Schlüsselübergabe?
  * Muss eine Kaution hinterlegt werden?
  * Spätestens 10 Tage vor der Veranstaltung muss der Verein //Deusches Ehrenamt e. V.// wegen der Veranstaltungshaftpflichtversicherung benachrichtig werden. Am besten in diesem Fall an den Vorstand wenden.

===== Ressourcen am Veranstaltungsort =====

==== Technik ====

Welche technischen Geräte werden benötigt?

  * Computer, z. B. zur Anzeige von Präsentationsfolien
  * Beamer mit Leinwand
  * Laserpointer
  * Fotoapparat, um Bilder für die Presse und die Website schießen zu können
  * Verlängerungsstromkabel und/oder Mehrfachsteckdosen

==== Info- und Werbematerial ====

Welches Info- und Werbematerial soll ausgelegt werden und ist genügend davon vorhanden?

  * Faltblätter/Flyer inkl. Displayständer
  * Aufkleber
  * Anstecknadeln
  * //Computertruhe//-Schilder/-Banner
  * Infoblätter zu speziellen Themen
  * Mitgliedsanträge
  * Pressemappen/-zettel mit Basisinformationen zur //Computertruhe// vorrätig haben

==== Sonstige Materialien ====

  * Schilder/Wegweiser aufhängen, damit die Veranstaltungsraum leichter gefunden werden kann
  * Infotisch für die //Computertruhe// und evtl. weitere Infotische für zusätzlich teilnehmende/anwesende Organisationen
  * Spendenkasse
  * Befestigungsmaterialien, wie z. B. Klebebänder oder Kabelbinder
  * Schneidwerkzeuge, wie z. B. Schere oder Abbrechklingenmesser
  * Kleine Geschenke für externe Referent*innen

==== Speisen und Getränke ====

Sollen Speisen und Getränke angeboten werden?

  * Rundmail an Mitglieder für Speisenspenden
  * Getränke vorbestellen
  * Einkäufe planen und tätigen

===== Zeitplan =====

==== Zeitplan für Veranstaltungsplanung ====

  * Terminfindung intern
    * Gibt es größere Konkurrenzveranstaltungen?
    * Wann haben externe Referent*innen Zeit?
    * Terminfindungstool nutzen, z. B. [[https://nuudel.digitalcourage.de/|Nuudel]]

  * Auswahl und Reservierung der Lokation (z. T. mindestens acht Wochen vorab sinnvoll)
  * Betreuung externe Referent*innen
    * Kontaktdaten austauschen, ggf. Ansprechpartner*in festlegen
    * Rahmenbedingungen der Veranstaltung (Ort, Zeit, technische Gegebenheiten vor Ort etc.) frühzeitig mitteilen
    * Inhalte für Vortrag/Workshop abstecken
    * Titel und Kurzbeschreibung für den Vortrag anfordern/festlegen
    * Falls vorhanden, Logo des Vereins/der Initiative in druckfähigem Format anfordern
  * Gestaltung von Werbemitteln
  * Verteilung/Auslegen der Werbemittel
  * Rechtzeitiger Versand der Pressemitteilung

==== Zeitplan für Veranstaltungstag ====

  * Aufbau
  * Puffer für Menschen, die zu spät kommen, einplanen
  * Begrüßung inkl. Bekanntgabe organisatorischer Details (WCs, Speisen und Getränke, Fotos, Spenden etc.)
  * Pausen nicht vergessen
  * Keine allzu langen Vorträge zulassen
  * Abbau inkl. aufräumen und reinigen des Veranstaltungsortes

===== Werbung =====

  * Flyer, Faltblätter, Aushänge, Plakate gestalten
  * Planung der Verteilung des Werbematerials (Wer verteilt was, wann, wo?)
  * Pressemitteilung erstellen und der lokalen Presse zukommen lassen (Redaktionsschluss berücksichtigen!)
  * Blog-Artikel auf der Website veröffentlichen (kann identisch mit der Pressemitteilung sein)
  * Blog-Artikel in den Social Media-Netzwerken verteilen
  * Teilnehmende Gruppen, Vereine und sonstige Multiplikatoren anschreiben

===== Verpflegung =====

  * Tee, Wasserkocher
  * Kaffee, Kaffeemaschine, Kaffeefilter
  * Zucker, Milch
  * Kalte Getränke (Mineralwasser, Saftschorlen)
  * Servietten, Küchenrolle
  * Müllbeutel
  * Spülmittel, Spüllappen, Geschirrtücher
  * Gebäck (süß und/oder herzhaft)
  * Schildchen für die Speisen (wenn möglich auf vegane und vegetarisch lebende Personen Rücksicht nehmen)

==== Nach der Veranstaltung ====

  * Zeitnah eine Pressemitteilung erstellen und versenden
  * Fotos von der Veranstaltung in die Cloud packen
  * Diese ggf. auch im bereits bestehenden oder einem neuen Blog-Artikel veröffentlichen
  * Schlüsselübergabe
  * Kaution zurückfordern